Bibliothekssoftware Checkliste

Ein zentrales Element eines jeden modernen EDV-Bibliothekssystems ist die zentrale Datenbank, die auf einem Server gehostet wird. Die Arbeitsplätze (Clients) benötigen entsprechende Software, um mit dieser Datenbank zu kommunizieren. Der Text hebt die zunehmende Bedeutung webbasierter Anwendungen hervor, bei denen der Zugriff über Internetbrowser und HTML-Formulare erfolgt. Diese können sowohl im Internet als auch im Intranet betrieben werden, wobei das Intranet den Zugriff auf die Institution beschränkt. Die Datenbank muss variable und feste Feldlängen für Datenfelder in ausreichender Größe unterstützen, besonders für Titelfelder, Schlagwortketten und Körperschaften. Zusätzliche, benutzerdefinierte Felder sollten ebenfalls möglich sein. Die Abdeckung von relevanten Datenfeldern ist entscheidend für die Titelaufnahme, den Exemplardatensatz, die Ausleihe, die Erwerbung und die Zeitschriftenverwaltung.

Das interne Datenformat sollte MAB2 unterstützen, um den Datenaustausch zu ermöglichen. Die Kompatibilität zu anderen gängigen Formaten wie MARC, UNIMARC oder USMARC ist je nach Bedarf zu berücksichtigen. Die Einbindung und Nutzung von Normdateien wie GKD, PND und SWD ist essentiell für die Datenqualität und Konsistenz. Die Einmaligkeit der Datenerfassung wird betont, um Redundanzen zu vermeiden. Daten wie Lieferanteninformationen, Benutzerdaten und Titelaufnahmen sollen nur einmal erfasst und an allen relevanten Stellen verfügbar sein. Der Import von bereits vorhandenen Stammdaten, beispielsweise Mitarbeiterdaten für Benutzerkonten, soll die Effizienz steigern. Register für Verfasser, Personen, Körperschaften, Schlagwörter, Systematik, Verlage, AB-Kategorien und Sonderstandorte sind ebenfalls wichtige Bestandteile eines gut funktionierenden Systems.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einer kontextsensitiven Online-Hilfefunktion ist unerlässlich für die einfache Bedienung des Systems. Die Datensicherung, idealerweise täglich als Differenzsicherung, ist ein kritischer Aspekt zur Datensicherheit. Eine Schnittstelle zu Standardsoftware wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Grafikprogrammen ermöglicht eine einfache Integration in den Arbeitsablauf. Geringe Systemantwortzeiten in einem Netzwerk sind wichtig, wobei die Art der Netzwerkanbindung berücksichtigt werden sollte. Die Möglichkeit zur Übernahme von MAB-Fremddaten über verschiedene Wege wie CD-ROMs, Bibliotheksverbünde, DDB, Z39.50-Schnittstelle oder Internetbrowser sollte gegeben sein. Eine umfassende Parametrierung erlaubt die Anpassung an die individuellen Anforderungen der Bibliothek bezüglich Ausleihkonditionen, Funktionen und Erfassungsmasken. Die Datenerfassung für Benutzernummern und Mediennummern (Barcodes) sollte sowohl über Barcode-Scanner als auch per Tastatur möglich sein.

Eine automatische Dublettenkontrolle, idealerweise über ISBN/ISSN/ISMN und alternativ über Verfasser und Titel, ist essentiell, insbesondere bei der Katalogisierung, Erwerbung und Fremddatenübernahme. Die Qualität der konvertierten Altdaten muss dabei sichergestellt werden. Die Nutzung von Anwenderforen der Anbieter (z.B. BOND, SIEMENS SISIS, Allegro) wird zur Einholung von Erfahrungen anderer Bibliotheken empfohlen. Ein Noterfassungssystem für die Ausleihe, das auch bei Serverausfall auf einem separaten PC die Ausleihe und Rückgabe protokolliert, wird als wichtige Sicherheitsmaßnahme empfohlen. Das System muss die Pflege des gesamten Datenbestands, inklusive Registereinträge, ermöglichen, und die Möglichkeit zum Löschen und Makulieren von Daten bieten.

Bei der Auswahl eines Anbieters für ein Bibliothekssystem ist die Marktpräsenz ein wichtiger Faktor. Der Text betont die Notwendigkeit, die Gesamtsituation des Anbieters zu betrachten, inklusive der Anzahl der Installationen in Deutschland, und gegebenenfalls in Europa oder weltweit. Diese Information gibt Aufschluss über die Erfahrung des Anbieters und die Stabilität des Unternehmens. Eine hohe Anzahl an Installationen deutet auf eine breite Akzeptanz und eine gewisse Marktreife hin. Zusätzlich sollte die Frage nach der Nachhaltigkeit des Angebots berücksichtigt werden – wird der Anbieter auch langfristig Support und Updates gewährleisten? Die Anzahl der Installationen dient als Indikator für die Zuverlässigkeit und den Umfang der Erfahrung des Anbieters im Umgang mit den Herausforderungen realer Bibliotheksumgebungen.

Umfassende Möglichkeiten der Dienstrecherche sind unerlässlich für die effiziente Arbeit in einer Bibliothek. Der Anbieter sollte ein Recherche-Instrumentarium bieten, das die Suche nach Personen, Hauptsachtiteln, Reihentiteln, ISBN, ISSN, ISMN, Schlagwörtern, Systematik und Zugangsdaten ermöglicht. Eine leistungsfähige Dienstrecherche verkürzt die Arbeitszeit und verbessert die Effizienz bei der Informationsbeschaffung. Zusätzlich sollte der Anbieter Anwenderforen oder ähnliche Support-Strukturen anbieten, um den Austausch zwischen Benutzern zu fördern und Hilfestellung bei Problemen zu leisten. Beispiele hierfür sind die Anwenderforen von BOND, SIEMENS (mit regionalen SISIS-Anwenderforen) und Allegro. Diese Foren sind wertvolle Quellen für Erfahrungsberichte und Problemlösungen.

Neben den Kernfunktionen des Bibliothekssystems sollte der Anbieter zusätzliche Funktionen anbieten, die die Arbeit der Bibliothek erleichtern. Die Möglichkeit, eine Etatsperre festzulegen und eine Warnung zu erhalten, wenn ein festgelegter Prozentsatz (z.B. 85%) des Budgets erreicht ist, ermöglicht eine bessere Budgetkontrolle. Diese Funktion trägt zur finanziellen Transparenz bei und hilft, unerwartete Kosten zu vermeiden. Die Qualität des Supports und die Reaktionszeit des Anbieters auf Probleme sind ebenfalls entscheidend. Ein zuverlässiger und schnell reagierender Support ist unerlässlich, um Ausfallzeiten zu minimieren und den reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten. Die Erreichbarkeit des Anbieters und die Verfügbarkeit von Support-Kanälen (Telefon, E-Mail, etc.) sollten in der Bewertung berücksichtigt werden.

Die Abwicklung des gesamten Bestellprozesses sollte durch das Bibliothekssystem unterstützt werden. Dies umfasst die automatische Generierung von Bestellschreiben mit relevanten Angaben zum bestellten Medium wie Verfasser, Haupttitel (HST), ISBN, Verlag, Erscheinungsort, Menge, Preis, Bestellart und Lieferadresse. Die Daten sollten idealerweise aus hinterlegten Vorlagen generiert werden. Eine Ausnahme bilden identische Exemplare mit Widmungen, Exlibris, Beschädigungen oder fehlenden Seiten; hier sind zwei separate Titelaufnahmen mit je einem Exemplardatensatz anzulegen. Der Bestellprozess sollte effizient gestaltet sein, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Eine kontextsensitive oder Online-Hilfe sollte während des gesamten Bestellvorgangs zur Verfügung stehen. Die Anpassbarkeit der Bestellschreiben an die Bedürfnisse der Bibliothek ist ein wichtiger Aspekt.

Das System muss verschiedene Möglichkeiten zur Katalogisierung bieten. Die Katalogisierung durch Kopieren oder Aufnahme von bereits im Bestand vorhandenen Daten sollte ebenso unterstützt werden wie die Eingabe über Erfassungsmasken oder freie Katalogisierung mittels Zuordnung von Kategorien und MAB-Feldern. Die automatische Generierung von Verlag und Verlagsort aus dem ersten Teil der ISBN (Verlagsregister) vereinfacht den Katalogisierungsprozess. Eine Prüfungsfunktion für Prüfzeichen (ISBN, ISSN, ISMN) sollte integriert sein, um Eingabefehler zu vermeiden. Eine automatische Dublettenkontrolle über ISBN ist unerlässlich, optional auch über Verfasser, Haupttitel, Auflage und Erscheinungsjahr. Das Drucken von verschiedenen, anpassbaren Listen sowie der Export von Daten in unterschiedlichen Dateiformaten zur Weitergabe an Dritte (z.B. Benutzer, Zweigbibliotheken) sind wichtige Funktionen.

Das Bibliothekssystem sollte ein umfassendes Rechercheinstrumentarium bieten, das über die Möglichkeiten eines herkömmlichen OPAC (Online Public Access Catalog) hinausgeht. Es muss differenziertere Recherchemöglichkeiten für die Mitarbeiter der Bibliothek ermöglichen. Eine Standardrecherche sollte Stichwortrecherchen, die Suche nach Titelfeldern, Personen, Körperschaften, Erscheinungsjahr, Verlag, ISBN/ISSN/ISMN, Systematik/Notation und Mediengruppe erlauben. Eine erweiterte Schlagwortrecherche über einen Schlagwortthesaurus sollte ebenfalls möglich sein. Eine Expertenrecherche mit der Möglichkeit, beliebige Felder der Titelaufnahme und des Exemplardatensatzes mit booleschen Operatoren (UND, ODER, NICHT) zu verknüpfen, ist unerlässlich, um komplexe Suchanfragen zu bearbeiten. Im Idealfall sollten alle Felder der Titelaufnahme und des Exemplardatensatzes durchsuchbar sein, inklusive interner Felder wie Bearbeiter, Status und Zugangsnummer.

Der Text beschreibt zwei Arten von Online-Katalogen: den LANOPAC (lokaler Online-Katalog) und den WebOPAC (Online-Katalog mit Internetzugriff). Der LANOPAC bietet den Zugriff auf den Online-Katalog der Bibliothek über das lokale Netzwerk für Mitarbeiter und externe Benutzer innerhalb dieses Netzwerks. Der WebOPAC ermöglicht den Zugriff auf den Online-Katalog über das Intranet oder das Internet. Im Internet ist der Katalog öffentlich zugänglich, während der Intranet-Zugriff auf die Institution beschränkt ist. Für den WebOPAC werden erweiterte Recherchemöglichkeiten, beispielsweise Expertenrecherchen für erfahrene Benutzer, empfohlen. Der WebOPAC benötigt einen Admin-Zugang für die Bibliotheksmitarbeiter zur Pflege und Einrichtung von Inhalten, Hilfeseiten und Infotexten. Ein Hosting-Service sollte verfügbar sein, falls die Bibliothek keinen eigenen Webserver betreibt. Eine unbegrenzte Anzahl von OPACs und unlimitierte Zugriffe auf den WebOPAC sollten möglich sein (natürlich unter Berücksichtigung der Serverkapazität und der Datenleitung). Eine hierarchische Darstellung der Treffermenge bei mehrbändigen Werken und Schriftenreihen ist wünschenswert.

Die Benutzeroberfläche des OPAC sollte eine einfache Stichwortrecherche ermöglichen, die viele Felder der Titelaufnahme (Titel, Verfasser, Körperschaften, Fußnoten, Annotationen) in die Suche einbezieht. Kontofunktionen wie Vormerkungen und Verlängerungen sind i.d.R. nur möglich, wenn der WebOPAC auf dieselbe Datenbank zugreift wie die Bibliothek selbst, um den aktuellen Exemplarstatus zu gewährleisten. Als Alternative für kleinere Bibliotheken, die auf Kontofunktionen verzichten oder als Präsenzbibliothek arbeiten, wird ein kostengünstiger, öffentlich zugänglicher WebOPAC ohne eigenen Internetserver empfohlen. Zusätzliche Funktionen wie die Verknüpfung mit Annotationen, Rezensionen oder Inhaltsverzeichnissen (ToCs) erhöhen die Attraktivität des OPAC. Ein Zugang zu Benutzerkonten (mit Vormerkung und Verlängerungsfunktionen, falls von der Bibliothek erlaubt) ist wünschenswert. Die Möglichkeit, sich bei negativem Suchergebnis an die Bibliothek zu wenden (intern im LAN-OPAC oder per E-Mail im WebOPAC) sollte gegeben sein. Die Berücksichtigung der FSK und die Hinterlegung von Öffnungstagen, Feiertagen und Schließtagen der Bibliothek sind wichtige Aspekte.

Der Ausleihprozess sollte die Erfassung von Ausweisnummern (per Barcodescanner oder Tastatureingabe) und Medienbarcodes (ebenfalls per Scanner oder über die Dienstrecherche) ermöglichen. Eine Negativausleihe, bei der die Titelaufnahme/der Exemplardatensatz noch nicht vorhanden ist und erst im Rahmen der Kurzkatalogisierung angelegt wird, muss unterstützt werden. Die Möglichkeit zur manuellen Anpassung der Leihfrist (z.B. bei Schließzeiten oder Inventur) ist wichtig, ebenso wie die Festlegung eines Mindest-Leihfristdatums (z.B. während der Semesterferien). Das System muss sicherstellen, dass Verbuchungsvorgänge korrekt abgeschlossen werden und eine Bestätigung dafür liefern. Eine automatische Überprüfung auf Leihfristüberschreitungen mit automatischer Gebührenberechnung und Buchung auf dem Benutzerkonto ist unerlässlich. Die Anzeige offener Gebühren und die Möglichkeit zur (Teil-)Zahlung sollten integriert sein. Die Bibliothek sollte die Möglichkeit haben, Warnhinweise zu umgehen.

Die Verwaltung von Vormerkungen umfasst die manuelle oder automatische Löschung von Vormerkungen, die nicht innerhalb der Bereitstellungsfrist abgeholt werden. Bei Überschreitung eines von der Bibliothek definierten Grenzwerts an Vormerkungen auf einen Titel/Exemplar sollte eine Kopie des Datensatzes automatisch erstellt werden. Die Abholfrist kann manuell angepasst werden. Gesperrte Benutzer dürfen keine Vormerkungen vornehmen. Die Bibliothek sollte die Möglichkeit haben, die Vorbestell-Priorität manuell zu ändern. Es muss festgelegt werden können, ob alle Exemplare eines Titels für die Vormerkung berücksichtigt werden. Das System sollte Vormerklisten generieren, beispielsweise eine Liste aller nicht abgeholten Vormerkungen (mit Benutzerdaten, Verfasser, Titel, Abholfrist) und eine Liste der nach Ablauf der Abholfrist nicht abgeholten Vorbestellungen (mit automatischer oder manueller Streichung). Es sollte festgelegt werden können, wie oft eine Verlängerung möglich ist, bevor das Medium wieder in der Bibliothek vorgelegt werden muss. Ein Warnhinweis bei Erreichen der maximalen Anzahl an Verlängerungen ist notwendig.

Das System sollte Tages- und Stundenstatistiken zur Ausleihe erstellen, um die Auslastung zu analysieren. Eine korrekte Statistikführung setzt die tägliche Erfassung voraus; sonst kommt es zu Verfälschungen bei der Kumulierung über mehrere Tage. Automatische Mahnungen und Gebührenmahnungen sollten möglich sein. Das System sollte die Möglichkeit bieten, alte Vorbestellungen, die nicht innerhalb der Bereitstellungsfrist abgeholt wurden, automatisch zu entfernen. Für die Zeitschriftenverwaltung ist zu entscheiden, ob nur mit dem Kardex (ohne Katalogeintrag) oder mit einem Katalogeintrag für jedes Zeitschriftenheft gearbeitet wird (letzteres ist unbedingt erforderlich, wenn Hefte ausleihbar sind). Bei Katalogeintrag sollte für jeden Zeitschriftentitel eine übergeordnete Hauptaufnahme angelegt werden. Die Schnittstelle muss die Katalogisierung, Ausleihe und Erwerbung integrieren, die Lieferanten-Stammdaten (Erwerbung) zur Verfügung stellen und die Möglichkeit zur Ergänzung von Geschäftspartnern für die Zeitschriftenlieferung bieten. Eine RAK/MAB-gerechte Ansetzung der Zeitschriften mit standardisierten Kurztiteln ist ebenfalls notwendig. Dublettenkontrolle über ISSN und/oder EAN (alternativ über Titel/Herausgeber), Querverweise bei Titeländerungen und die Erfassung verschiedener Erscheinungsformen (z.B. elektronische Ressourcen, CD-ROMs) sind wichtige Funktionen.