Bibliothekseinrichtung: Planung & Nutzung

Die Studie untersucht die Planung und Durchführung von Umbau- und Umgestaltungsmaßnahmen in Bibliotheken. Ein Schwerpunkt liegt auf der Rolle externer Planungspartner und deren Vor- und Nachteilen. Die Autorin stellt fest, dass in veröffentlichten Artikeln zu diesem Thema die Planungspartner nur eine untergeordnete Rolle spielen. Daher wurde eine eigene Umfrage konzipiert, um einen umfassenderen Überblick über die Einbindung externer Personen und Organisationen in die Planung zu erhalten. Die unerwartet hohe Resonanz auf die Umfrage unterstreicht die Relevanz des Themas für Bibliotheken im deutschsprachigen Raum. Die Wahl des Online-Programms "SoSci Survey" wird begründet mit dessen Funktionalität, die im Vergleich zu anderen kostenlosen Programmen wie "SurveyMonkey" erweiterte Möglichkeiten bietet, insbesondere bezüglich der Abhängigkeiten von Fragen und der Anonymisierung der Teilnehmerdaten. Die intuitive Bedienung ist nicht in allen Bereichen gegeben, was aber durch die umfassende Hilfefunktion kompensiert wird.

Die Umfrage richtete sich an Bibliotheken, die Umbau- oder Umgestaltungsmaßnahmen durchgeführt hatten. Die Durchführung erfolgte über die Mailinglisten "InetBib" und "Forumoeb", um eine breite Abdeckung der Bibliothekslandschaft in Deutschland zu gewährleisten. Der Versandzeitpunkt am Freitag um 12 Uhr sollte die Teilnahmebereitschaft erhöhen. Die Umfrage umfasste 131 Teilnehmer. Die Fragen zielten auf die Art der durchgeführten Maßnahmen (baulich, möblierungstechnisch, Raumgestaltung), die Zusammenarbeit mit externen Kräften (Architekten, Bauämter, Bibliotheksausstatter etc.), die Vor- und Nachteile dieser Zusammenarbeit sowie die interne Planung und die beteiligten Personen ab. Zusätzliche Fragen erfassten die Größe der Bibliothek (Medieneinheiten, Fläche, Personal). Die Skala für die Medieneinheiten wurde von der Deutschen Bibliotheksstatistik (DBS) übernommen, während die Flächenangaben oft unbekannt waren und eine entsprechende Antwortmöglichkeit berücksichtigte werden musste. Die hohe Rücklaufquote ermöglichte aussagekräftige Ergebnisse.

Die Auswertung der Umfrageergebnisse zeigt, dass bei Umbauten in Bibliotheken häufig auch umfassende Erneuerungen der Möbel durchgeführt werden. Ergänzende oder teilweise Erneuerungen der Möblierung sind ebenfalls verbreitet, während ein kompletter Möbelaustausch ohne zusätzliche Maßnahmen eher selten ist. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern ist weit verbreitet, wobei Bauämter, Architekten und Bibliotheksausstatter am häufigsten genannt wurden. Innenarchitekten, Raumausstatter und Denkmalämter spielen eine weniger bedeutende Rolle. Es gab auch eine Reihe von "anderen" Partnern, darunter Landesämter, Immobiliengesellschaften, Fachstellen und örtliche Handwerker. Die Analyse der Ergebnisse nach Bibliotheksgröße (Medieneinheiten) zeigt, dass kleinere Bibliotheken häufiger mit anderen externen Kräften und Bibliotheksausstattern zusammenarbeiten, während größere Bibliotheken stärker auf Bauämter setzen. Die Ergebnisse der Stadtbücherei Schweinfurt und der Stadtbibliothek Bayreuth werden als Beispiele für die Zusammenarbeit mit Architekten und Innenarchitekten angeführt, wobei eine mögliche Konkurrenz zwischen beiden Rollen thematisiert wird.

Der Hauptvorteil der Zusammenarbeit mit externen Kräften ist die professionelle Ausführung, gefolgt von der Entlastung bei der Recherche baulicher Vorgaben und der Einbringung neuer Perspektiven und Ideen. Zeitersparnis und die Reduktion auf einen Ansprechpartner spielen eine untergeordnete Rolle. Nachteile resultieren oft aus mangelnder Einbindung der Bibliothek in die Planungsphase und Kommunikationsschwierigkeiten. Die Kosten spielen bei der Entscheidung für oder gegen externe Hilfe eine erstaunlich geringe Rolle. Bei interner Planung ist die Einbindung aller Mitarbeiter, abhängig von der Bibliotheksgröße, eine Herausforderung. Der Unterschied zwischen der Einbindung von Mitarbeitern mit und ohne Studium ist ebenfalls bemerkenswert. Der Informationsfluss und die Motivation der Mitarbeiter sind verbesserungswürdig.

Die Umfrage zeigt, dass bei Umbauten in Bibliotheken oft auch die Möbel umfassend erneuert werden. Bibliotheken zeigen einen großen Respekt vor der Komplexität rechtlicher Regelungen. Ein Viertel der Bibliotheken, die mit externen Kräften zusammengearbeitet haben, benötigt für Veränderungen die Zustimmung des Architekten, was die Flexibilität einschränkt. Die Kosten spielen eine untergeordnete Rolle bei der Entscheidung für externe Hilfe, im Gegensatz zur Entscheidung gegen externe Hilfe. Mangelndes Fachwissen und Vorgaben von oben sind die häufigsten Gründe für die Inanspruchnahme externer Kräfte. Die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien (Bibliothek, Träger, Hersteller) benötigt Verbesserung. Architekt Rolf Ramcke plädiert für eine frühzeitige und intensive Einbindung der Mitarbeiter in die Planung.

Die Umfrage ergab, dass Bauämter der Träger (70,31%), Architekten (62,50%) und Bibliotheksausstatter (56,25%) die häufigsten externen Partner bei Umbau- und Umgestaltungsmaßnahmen in Bibliotheken sind. Innenarchitekten (17,19%), Raumausstatter (12,50%) und Denkmalämter (7,81%) werden deutlich seltener hinzugezogen. Ein erheblicher Anteil von 20,31% der Bibliotheken arbeitete mit weiteren, in der Umfrage als "Andere" spezifizierten Partnern zusammen. Diese umfassten unter anderem: Landesamt Gebäudemanagement, Landesimmobiliengesellschaft, Fachstellen (inkl. Einrichtungsabteilungen in Schleswig-Holstein), Investoren, örtliche Tischler, Beleuchtungstechniker, Baufirmen, kommunales Gebäudemanagement, Hausverwaltungen, Schulämter und Schulleitungen, Signalisierungsspezialisten und Eigentümer. Die detaillierte Aufschlüsselung nach Bibliotheksgröße (Medieneinheiten) zeigt, dass der Anteil von Bauämtern mit abnehmender Bibliotheksgröße sinkt, während mittelgroße Bibliotheken überproportional häufig mit Bibliotheksausstattern zusammenarbeiten und Innenarchitekten seltener in Anspruch nehmen. Kleine Bibliotheken arbeiteten am häufigsten mit weiteren, nicht näher spezifizierten externen Kräften zusammen; diese Aussage ist jedoch aufgrund der geringen Anzahl von drei Bibliotheken in dieser Kategorie nicht repräsentativ.

Die Befragten nannten als deutlichsten Vorteil der Zusammenarbeit mit externen Kräften die professionelle Ausführung (67,19%). Eng damit verbunden ist die Entlastung von der Recherche baulicher Vorgaben und Regeln (54,69%). Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Einbringung eines anderen Blickwinkels (51,56%) und neuer Ideen (50%). Weniger häufig genannt wurden die Auswahlmöglichkeit aus verschiedenen Vorschlägen, die Zeitersparnis und die Reduktion auf einen Ansprechpartner. Als weitere Vorteile wurden unter anderem die Förderung des lokalen Handwerks und die Stärkung der kommunalen Wirtschaft genannt. Die Beispiele der Stadtbücherei Schweinfurt, wo die Ausstattung vom Architekten speziell für das denkmalgeschützte Gebäude entworfen wurde, und der Stadtbibliothek Bayreuth, wo sowohl Produkte der ekz als auch von der Innenarchitektin entworfene Möbel stehen, veranschaulichen die Möglichkeiten und Herausforderungen der Zusammenarbeit. Die Studie verdeutlicht, dass das Fachwissen externer Partner besonders bei seltenen Baumaßnahmen und der Komplexität von Regeln und Normen von Vorteil ist, obwohl der Zeitfaktor eher weniger oft als ausschlaggebend genannt wurde.

Obwohl die Vorteile der Zusammenarbeit mit externen Partnern überwiegen, wurden auch Nachteile genannt. Viele Nachteile lassen sich auf eine mangelnde Einbindung der Bibliothek in die Planungsphase und Kommunikationsschwierigkeiten zurückführen. Ein Viertel der Bibliotheken, die mit externen Kräften zusammengearbeitet haben, ist in zukünftigen Veränderungen durch die Rechte des (Innen-)Architekten eingeschränkt, was die Flexibilität bei Umbaumaßnahmen deutlich einschränken kann. Die Kosten spielen eine erstaunlich geringe Rolle bei der Entscheidung für externe Hilfe, im Gegensatz zur Entscheidung gegen externe Hilfe, wo der Kostenfaktor als relevant angesehen wird. Die Studie zeigt, dass die Einbindung der Bibliothek in die Planungsphase und eine gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten (Bibliothek, Träger, Hersteller etc.) entscheidend für die Zufriedenheit und Akzeptanz der Neuerungen sind. Die Notwendigkeit, bibliotheksrelevante Aspekte zu erläutern, und die Abwicklung baurechtlicher Punkte durch externe Kräfte werden als wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit dargestellt.

Ein Abschnitt der Umfrage befasst sich mit der internen Planung von Umbau- und Umgestaltungsmaßnahmen in Bibliotheken. Es wird untersucht, welche Personen innerhalb der Bibliotheken in den Planungsprozess eingebunden werden. Die Ergebnisse zeigen, dass die Einbindung aller Mitarbeiter eine umfangreiche Aufgabe sein kann, die jedoch nicht zwingend von der Bibliotheksgröße abhängt. Die Studie hebt einen Unterschied zwischen der Einbindung von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Ausbildungshintergründen hervor. Aushilfen und ehrenamtliche Mitarbeiter werden in kleineren Bibliotheken im Gegensatz zu größeren Bibliotheken häufiger in die Planung einbezogen. Die Gründe hierfür – ob althergebrachtes Rollenverhalten, Ausbildungsinhalte oder interne Regelungen – können mit dieser Umfrage nicht abschließend beantwortet werden. Die Analyse der Daten nach Bibliotheksgröße verdeutlicht die Variabilität der internen Planungsprozesse und die unterschiedlichen Gewichtungen von Mitarbeitergruppen.

Die Autorin bewertet den Informationsfluss bei internen Planungsprozessen als eher gering. Sie argumentiert, dass die Mitarbeiter als Nutzer der Einrichtung umfassend über Maßnahmen informiert werden sollten, die ihren Arbeitsplatz direkt betreffen. Ein geringer Anteil von Mitarbeitern, die aufgrund ihres Interesses am Projekt beteiligt sind, wird als Verbesserungspotenzial identifiziert. Die Studie impliziert, dass eine höhere Motivation mit einem stärkeren Interesse am Projekt einhergeht und somit die Einbindung von interessierten Mitarbeitern als wichtiger Faktor für den Erfolg der Maßnahmen angesehen wird. Es mangelt an Daten zur systematischen Erfassung und Bewertung des internen Kommunikationsflusses in Bibliotheken verschiedener Größenordnungen.

Die Bibliotheksgröße wird in der Studie anhand verschiedener Kriterien untersucht: Anzahl der Medieneinheiten (Daten aus der Deutschen Bibliotheksstatistik - DBS), Anzahl der Vollzeitstellen und die Quadratmeterfläche. Während die Anzahl der Medieneinheiten ein etabliertes Maß zur Einteilung von Bibliotheken darstellt, erwies sich die Angabe der Quadratmeterfläche bei der Umfrage als problematisch. Viele Bibliotheken konnten die Fläche nicht angeben. Die Auswertung der Bibliotheksgröße zeigt, dass bauliche Maßnahmen ohne neue Möblierung überwiegend von großen Bibliotheken durchgeführt werden, während mittlere Bibliotheken dies seltener tun. Bei kleinen und großen Bibliotheken werden häufig alte Möbel weiterverwendet, was möglicherweise auf die vorhandene Möbelmenge (bei großen Bibliotheken) oder die finanzielle Situation zurückzuführen ist. Die Verteilung der Antworten ähnelt sich jedoch in allen Größenklassen, mit nur geringen Abweichungen.

Der Text bietet einen Überblick über verschiedene Anbieter von Bibliothekseinrichtungen. Es werden sowohl etablierte Bibliotheksausstatter als auch alternative Optionen vorgestellt. Zu den genannten Unternehmen gehören: Arbitec-Forster GmbH (Schwerpunkt Regalsysteme, inklusive CAD-Planung und 3D-Darstellung), Lenk GmbH (Komplettausstatter mit Möbeln, technischem Zubehör und Konzepten für Konferenzzimmer), Clemens Portmann Bibliothekeinrichtungen, Eichmüller (mit den Webseiten www.eichmueller.com und www.eurobib.com), ekz. bibliotheksservice GmbH (mit Geschichte bis 1947, auch Bibliotheksmöbel seit 1953), Mauser Einrichtungssysteme GmbH & Co. KG, OmniThek, Schlapp Möbel GmbH & Co. KG und Schulz Speyer Bibliothektechnik AG (seit 1955, seit 2006 Teil der Lammhults Design Group AB und mit Zugriff auf eurobib direct). Für jedes Unternehmen werden die Firmengeschichte und das Sortiment kurz beschrieben. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll einen Einblick in den Markt geben. Die Kontaktdaten von Eichmüller ([email protected]) werden explizit genannt, ebenso der Stand der Webseite von Arbitec-Forster (18.08.2012).

Der Text betont, dass die Einrichtung von Bibliotheken nicht ausschließlich auf spezialisierte Bibliotheksausstatter beschränkt sein muss. Er regt dazu an, über den Tellerrand zu schauen und alternative Angebote zu berücksichtigen. Genannt werden: Behindertenwerkstätten, die eine inklusive Beschäftigung ermöglichen und sich an den Standards der freien Wirtschaft orientieren; Schreiner, Tischler und andere holzverarbeitende Betriebe, die individuelle Lösungen und handwerkliches Können bieten; sowie Kooperationsprojekte mit Schulen und Hochschulen für Kunst, Bau und Architektur. Diese alternativen Optionen bieten die Möglichkeit, individuelle und möglicherweise kostengünstigere Lösungen zu finden und regionale Wirtschaftskreisläufe zu stärken. Der Fokus liegt auf der Inspiration und der Erweiterung der Perspektive bei der Auswahl von Möbeln und Ausstattungen für Bibliotheken. Beispiele hierfür sind die Nutzung von Kindermöbelanbietern für den Kinderbereich der Bibliothek oder Büromöbelherstellern für die Mitarbeiterbüros.

Die Auswahl von Möbeln für Bibliotheken ist ein zeitaufwendiger Prozess, der verschiedene Aspekte berücksichtigt: die Anforderungen der Bibliothek, der Träger und der Nutzer. Rechtliche Regelungen, wie Ausschreibungsmodalitäten, müssen eingehalten werden. Ein rein preisorientierter Ansatz wird abgelehnt; das wirtschaftlich günstigste Angebot muss nicht das billigste sein. Ein Bewertungsschema (Tabelle 1) wird vorgeschlagen, um verschiedene Angebote zu vergleichen. Die Kriterien zur Bewertung sollten an die jeweilige Auftragstellung und die Ziele der Beschaffungsmaßnahme angepasst werden. Der Text nennt die folgenden Kriterien: Ästhetik (stilvoll schönes Design, Berücksichtigung des vorhandenen Einrichtungsstils, des Gebäude-Stils, des Bibliotheks-Images und des Selbstverständnisses), Ergonomie (optimale Anpassung an den arbeitenden Menschen, unter Berücksichtigung von Normen wie DIN 4543-1), Bequemlichkeit (angenehmes und gemütliches Sitz- und Arbeitsgefühl, subjektive Bewertung), Kompatibilität (Passung von Stil und Bauart zum bestehenden Bestand, Berücksichtigung von Maßen), Langlebigkeit (widerstandsfähige Oberflächen, strapazierfähige Materialien), und Lieferbedingungen (Kostenübernahme, Lieferort).