Word-Autorentool: Buchproduktion optimieren

Die aktuelle Buchproduktion bei Schäffer-Poeschel und J.B. Metzler basiert auf dem Prinzip der Aufsichtsvorlage. Diese Methode ist jedoch aus Kostengründen nicht mehr tragbar. Fachverlage, insbesondere im wissenschaftlichen Bereich, produzieren oft Titel in kleinen Auflagen oder für spezielle Zielgruppen, was zu hohen Produktionskosten im Verhältnis zu den zu erwartenden Erlösen führt. Um die Satzkosten zu senken, greift man auf Aufsichtsvorlagen zurück, ein Verfahren, das aus der Reprografie bekannt ist (Durchsichtsvorlagen/Papierabzüge). Die hohe Datenmenge, die bei der Aufsichtsvorlagenproduktion anfällt (PDFs aus gescannten Bilddaten), und der Wunsch nach einem moderneren Produktionsweg im digitalen Zeitalter stellen weitere wichtige Kritikpunkte dar. Der Verlag strebt eine neue, einheitliche und optisch ansprechende Gestaltung an, um die Titel nach dem neuen Arbeitsablauf zu produzieren. Ein benutzerfreundliches Word-Autorentool soll den Autoren die Umsetzung dieser Gestaltung erleichtern.

Das Hauptziel dieser Diplomarbeit ist die Entwicklung eines alternativen, kostengünstigen Produktionswegs für die Buchproduktion. Dies beinhaltet die Erstellung neuer Layouts für die Verlage Schäffer-Poeschel und J.B. Metzler in den Formaten 15,5 x 23 cm und 17 x 24 cm. Für beide Formate müssen Layouts für Sammelwerke (Beiträge mehrerer Autoren) angepasst werden. Kernstück der Lösung ist ein Word-Autorentool, das auf Basis von Word-Dokumentvorlagen und Visual Basic für Applikationen (VBA) entwickelt wird. Das Tool soll die Arbeit der Autoren am Manuskript vereinfachen und den Workflow optimieren. Ein weiterer Aspekt ist die Berücksichtigung des gesamten Arbeitsablaufs, von der Manuskripterstellung bis zur finalen PDF-Datei.

Als Referenz dient das Autorentool des Deutschen Sparkassenverlags (DSV). Dieses Tool nutzt Word-Vorlagen mit Makros, um bestimmte Word-Funktionen für Autoren auszublenden und vereinfachte Funktionen anzubieten. Es dient der hierarchischen Strukturierung von Word-Texten, um den Import in Satz- oder Layoutsysteme zu erleichtern und manuelle Formatierungen zu vermeiden, die in der Setzerei korrigiert werden müssten. Ein zentrales Problem, das auch im Kontext der neuen Lösung relevant ist, ist die Problematik fehlender PostScript-Schriften bei den Autoren. Während bei der Aufsichtsvorlagen-Methode die Systemschriften aufgrund des Druck- und Scanprozesses ausreichen, ist dies bei anderen Produktionswegen nicht der Fall. Die Kostenersparnis durch den Einsatz der Aufsichtsvorlagen wurde vom Verlag bisher in Kauf genommen, auch wenn dies zu einer geringeren Druckqualität im Vergleich zu gesetzten Werken führte. Verschiedene Lösungsansätze, inklusive des Kaufs von PostScript-Schriften durch den Verlag, werden diskutiert, wobei die Kosten und die Anzahl der benötigten Lizenzen abzuwägen sind.

Zusätzlich zu den Layout-Aspekten werden die Herausforderungen im Bereich des Arbeitsablaufs und des PDF-Workflows beleuchtet. Die Nutzung einer PDF-Datenbank durch den Verlag und die Notwendigkeit eines effizienten Datenmanagements werden hervorgehoben. Die grosse Datenmenge bei der Aufsichtsvorlagenproduktion, resultierend aus gescannten Bilddaten, wird als weiterer Nachteil des bisherigen Systems genannt. Die Einführung eines modernen PDF-Workflows soll die Effizienz verbessern und den Kostenaufwand reduzieren. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die problemlose Integration der neuen Lösung in den bestehenden Arbeitsablauf des Verlages. Neben wirtschaftlichen Aspekten spielte auch der Wunsch nach einer neuen, einheitlichen und ansprechenden Gestaltung der Bücher eine wesentliche Rolle bei der Initiierung des Projektes.

Die Analyse existierender Buchlayouts bei Schäffer-Poeschel und J.B. Metzler diente als Grundlage für die Neugestaltung. Untersucht wurden Titel im Format 17 x 24 cm, einschließlich Sammelwerke mit Beiträgen mehrerer Autoren. Der Satzspiegel war bei den analysierten Titeln größtenteils gleich. Die hauptsächlich verwendete Grundschrift war eine Serifenschrift (meist Times New Roman). Die Absätze wurden unterschiedlich hervorgehoben: bei manchen durch vergrößerten Zeilenabstand, bei anderen durch Einzüge. Die untersuchten Bücher zeigten unterschiedliche Textstrukturen und Gestaltungselemente, was die Notwendigkeit eines flexiblen neuen Layouts unterstrich. Der Anhang enthielt üblicherweise Abkürzungs-, Sachwort-, Literatur-, Werks- und Periodikaverzeichnisse sowie bei Sammelwerken ein Autorenverzeichnis mit Kurzbiografien. Die Analyse deckte auf, dass die Textstrukturen und die eingesetzte Gestaltung der Bücher teilweise stark variierten, was für die Neugestaltung eine flexible, aber nicht zu komplexe Lösung erforderte. Die Verwendung bestimmter unerwünschter Formatierungen durch den Autor sollte durch das neue System verhindert werden.

Die Analyse umfasste auch die Identifizierung von Mängeln in Gestaltung und Typografie, um diese bei der Neugestaltung zu vermeiden. Es wurde festgestellt, dass den meisten Autoren die Erfahrung in der Buchgestaltung fehlt. Der Verlag prüft jedoch eingegebene Probekapiitel und gibt Korrekturvorschläge, um gröbste Fehler zu vermeiden. Die verbleibenden Mängel betrafen hauptsächlich die Mikrotypografie. Eine Verbesserung der Lesbarkeit durch die Einhaltung grundlegender Regeln der Mikrotypografie wurde als Möglichkeit erkannt. Konkrete Gestaltungsvorgaben wurden festgelegt, wie Blocksatz, Einzüge für Absätze (außer nach Überschriften und Abschnitten), die Verwendung deutscher Anführungszeichen und die Verwendung eines lebenden Kolumnentitels zur besseren Orientierung des Lesers. Für Sammelwerke wurde vorgeschlagen, den Autor auf linken und den Beitragstitel auf rechten Seiten im Kolumnentitel anzugeben. Arial in 9pt wurde als passende Schriftgröße für den Kolumnentitel ermittelt, wobei die begrenzte Abstufungsmöglichkeit der Schriftgröße in Word (0,5 pt) als Mangel festgestellt wurde. Die Möglichkeiten der Tabellenerstellung in Word (einfache Tabellen, eingebettete Excel-Tabellen) und deren Formatierung wurden ebenfalls beschrieben. Die fehlende Farbseparation in Word wurde als Manko erwähnt, war aber im gegebenen Kontext nicht relevant. Die eingeschränkte PDF-Unterstützung in Word wurde als weiteres Problem erkannt, die Notwendigkeit eines Umwegs über PostScript-Dateien und den Acrobat Distiller wurde hervorgehoben.

Die Arbeit analysiert die Herausforderungen der Verwendung von Microsoft Word 2000 als Satzprogramm im Vergleich zu professionellen Layout- und Satzprogrammen wie QuarkXPress, Adobe InDesign, 3B2 oder PageOne. Word bietet zwar automatische Nummerierung von Überschriften, jedoch ist die Handhabung nicht immer unproblematisch und erfordert genaue Einstellungen in den Formatvorlagen. Auch die automatische Nummerierung von Abbildungs- und Tabellenlegenden wurde behandelt, wobei die eingeschränkte Bearbeitbarkeit der Optionen in Word bemängelt wird. Die Erstellung von Fußnoten ist in Word zwar komfortabel, aber die typografische Bearbeitung ist begrenzt (z.B. keine zweispaltige Anordnung). Die Automatisierung von Kolumnentiteln in Kopfzeilen mittels StyleRef wurde erläutert, wobei Probleme bei langen Überschriften oder manuellen Zeilenumbrüchen auftraten. Die Verwendung mehrerer Word-Dokumente (z.B. pro Kapitel) wurde als Lösung für Stabilitätsprobleme von Word bei umfangreichen Dokumenten und die Problematik der Kopfzeilen vorgeschlagen. Die Einrichtung von Seitenrändern in den Dokumentvorlagen für das Autorentool wurde beschrieben, wobei die Notwendigkeit der Verwendung eines DIN A4-Formats aufgrund von Kompatibilitätsproblemen bei benutzerdefinierten Seitenformaten erwähnt wurde. Die spezifischen Seitenränder für die Formate 17 x 24 cm und 15,5 x 23 cm wurden angegeben.

Das Herzstück der Arbeit ist die Entwicklung eines Word Autorentools, das die Autorenarbeit vereinfacht. Es basiert auf einer angepassten Word-Dokumentvorlage und nutzt die Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA) zur Implementierung von Makros. Diese Makros automatisieren verschiedene Aufgaben und bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das Tool soll die Erstellung von Manuskripten erleichtern, indem es unerwünschte Formatierungen verhindert und die hierarchische Strukturierung des Textes unterstützt, was den späteren Import in Satz- oder Layoutsysteme vereinfacht. Die Entwicklung des Tools beinhaltet die Anpassung bestehender Word-Funktionen sowie die Erstellung neuer, speziell auf die Bedürfnisse der Autoren zugeschnittener Funktionen, die über Schaltflächen zugänglich sind. Die Zielsetzung ist eine intuitive Bedienung und die Minimierung von Fehlern durch den Autor.

Die Implementierung des Autorentools erfolgt mit VBA. Der Text beschreibt die Automatisierung verschiedener Prozesse durch Makros. Es wird explizit erwähnt, dass einfache Makros mit dem Makrorekorder erstellt werden können, während komplexere Abläufe die Arbeit mit dem Visual Basic Editor erfordern. Beispiele für automatisierte Funktionen sind die Erstellung der Titelei (einschließlich eines Formulars zur Eingabe von Autoreninformationen, Titel, Untertitel, Auflage und Erscheinungsjahr), die Generierung des Inhaltsverzeichnisses (mit Auswahlmöglichkeit der relevanten Dateien) und die Erstellung von Tabellenverzeichnissen. Für die automatische Titelei-Erstellung werden verschiedene Aktionen, wie das Einfügen von Seiten und des Verlagslogos, automatisiert. Die Formatierung des Inhalts- und Tabellenverzeichnisses wird ebenfalls durch Makros gesteuert. Die Arbeit mit VBA-Makros wird detailliert beschrieben, wobei jedoch betont wird, dass die Programmierung selbst nicht im Fokus dieser Diplomarbeit liegt. Der endgültige Entwurf und die Implementierung der Makros müssen von einem Programmierer durchgeführt werden.

Die Arbeit thematisiert die Herausforderungen bei der Implementierung der VBA-Makros. Ein Beispiel ist die Problematik der Änderung des Standarddruckers in Windows durch ein VBA-Makro, um den AdobePS-Druckertreiber für die PostScript-Ausgabe zu nutzen. Alternativen und Lösungen, wie das Speichern und Wiederherstellen des ursprünglichen Standarddruckers, werden diskutiert, wobei die Nachteile dieser Methoden betont werden (Unsauberkeit der Lösung, Auswirkungen auf andere Programme, Probleme bei Systemabstürzen). Die Arbeit erwähnt die Verwendung von Symbolleisten im Autorentool, hinter denen komplexe Makros stehen. Die Funktionalität dieser Symbolleisten, wie die Erstellung von Formeln und Tabellen, wird kurz beschrieben. Ein weiteres Problem ist die Stabilität von Word bei umfangreichen Dokumenten, insbesondere bei der Bearbeitung von Dokumenten mit vielen Bildern. Die Aufteilung des Buches in mehrere Word-Dateien (z.B. pro Kapitel) wird als Lösungsansatz vorgeschlagen, um Datenverlust zu vermeiden und die Flexibilität zu erhöhen. Dies wird auch im Kontext der Kopfzeilen-Problematik erwähnt, da so der Kolumnentitel pro Kapitel individuell definiert werden kann.

Der Abschnitt untersucht verschiedene Methoden zur PDF-Erstellung und bewertet deren Eignung für den neuen Workflow. Die Nachteile der bisherigen PostScript-basierten Methode werden hervorgehoben: große Dateigrößen (Beispiel: 7,77 MB PostScript vs. 1,95 MB PDF nach Distiller-Konvertierung durch die Ebner & Spiegel GmbH), die erst in der Druckerei erkennbaren PostScript-Fehler und Probleme mit der Schriftverwaltung. Der Vergleich mit PDF zeigt Vorteile hinsichtlich der kleineren Dateigröße, der frühzeitigen Erkennung von Fehlern beim Destillieren und einem klaren Konzept zur Schrifteinbettung. Die Verwendung von Acrobat Distiller und Druckerei-spezifischen Joboptionen zur Optimierung der PDF-Einstellungen wird erwähnt. Alternativen wie Freeware- und Shareware-Programme (Ghostscript/Ghostview, Virtual PDF Printer von Wondersoft) und Online-Konvertierungsservices werden betrachtet. Ghostscript/Ghostview wird als einfach zu bedienende Lösung für die Umwandlung von PostScript-Dateien in PDFs beschrieben, während der Virtual PDF Printer als direkter PDF-Drucker aus verschiedenen Anwendungen heraus vorgestellt wird. WordToPDF wird ebenfalls erwähnt, jedoch mit Einschränkungen in Bezug auf die Konfigurationsmöglichkeiten im Vergleich zu Ghostscript/Ghostview. PDFlib wird als Bibliothek für die dynamische PDF-Generierung erwähnt, die im vorliegenden Kontext jedoch als ungeeignet für die direkte Umwandlung von Word-Dateien in PDFs betrachtet wird, da die Formatierung vom Programmierer neu implementiert werden müsste.

Als optimale Lösung wird die PDF-Erstellung durch einen externen Dienstleister vorgeschlagen (z.B. Types GmbH). Der Datentransfer über Speichermedien (Disketten, Zip-Laufwerke, CDs) wird als ineffizient und zeitaufwendig verworfen. Stattdessen wird der Datentransfer über FTP (File Transfer Protocol) empfohlen. Jeder Autor erhält einen Benutzernamen und ein Passwort für den Zugriff auf den FTP-Server des Dienstleisters. Der Autor lädt seine PostScript-Dateien auf den Server, und der Dienstleister wandelt diese automatisch in PDFs um. Der Einsatz einer speziellen Joboptions-Datei für den Acrobat Distiller ermöglicht die Verwendung druckereispezifischer Einstellungen. Der neue Arbeitsablauf sieht vor, dass der Autor nach der Erstellung der einzelnen Kapitel (jede in einer eigenen Datei) jederzeit PDFs für den Ausdruck erstellen lassen kann. Nach Abschluss des Manuskripts werden die finalen PDFs vom Dienstleister generiert, an Autor und Lektor verteilt und nach Korrektur nochmalig vom Autor an den Dienstleister zur Erstellung finaler PDFs geschickt. Dies ermöglicht einen effizienten Korrekturprozess und reduziert den Aufwand für den Verlag und die Druckerei.

Der Abschnitt vergleicht PDF und PostScript als Ausgabeformate. PostScript-Dateien werden als potenziell sehr groß beschrieben, besonders bei Bildern, was Probleme beim Datentransport verursachen kann. PostScript-Fehler werden erst beim Rippen in der Druckerei erkannt. Schwierigkeiten mit der Schriftverwaltung in PostScript (insbesondere da TrueType- statt PostScript-Schriften verwendet werden) stellen ein weiteres Problem dar. Die bestehende PDF-Datenbank des Verlages und die Bereitstellung von Leseproben im Internet machen PostScript-Dateien für diesen Workflow ungeeignet. PDF hingegen bietet Vorteile durch kleinere Dateigrößen (Beispiel: 7,77 MB PostScript zu 1,95 MB PDF), die frühzeitige Erkennung von Fehlern beim Destillieren und ein klares Konzept zur Schrifteinbettung und -verwaltung. Die Verwendung von Druckerei-spezifischen Joboptionen im Acrobat Distiller zur Optimierung der PDF-Einstellungen wird als weiterer Vorteil genannt.

Die Arbeit untersucht verschiedene Free- und Shareware-Lösungen für die PDF-Erstellung als Alternative zu Adobe Acrobat. Ghostscript/Ghostview wird als kostenloses Programm mit grafischer Benutzeroberfläche zur einfachen Umwandlung von PostScript in PDF vorgestellt. Der Virtual PDF Printer von Wondersoft, eine Shareware mit 14-tägiger Testphase, ermöglicht die direkte PDF-Erstellung aus verschiedenen Anwendungen ohne Umweg über PostScript. WordToPDF wird ebenfalls erwähnt, jedoch mit dem Hinweis, dass in der Praxis die Erstellung von PDFs über diesen Weg nicht erfolgreich war, da bereits die generierte PostScript-Datei fehlerhaft war. Die Kombination Ghostscript/Ghostview schneidet im Vergleich zu WordToPDF aufgrund der größeren Flexibilität bei den Einstellungen besser ab. Die Arbeit betont, dass die Qualität der so erzeugten PDFs für den Druck ausreichend sein muss. Die Anforderungen der Druckereien an PDFs werden als wichtiger Aspekt genannt, der bei der Wahl der Software berücksichtigt werden muss. Die PDF-Bibliothek PDFlib wird erwähnt, die für die dynamische PDF-Generierung im Web geeignet ist, im Kontext der vorliegenden Aufgabe jedoch als zu aufwendig und nicht praktikabel angesehen wird.

Als effizienteste Lösung wird die Auslagerung der PDF-Erstellung an einen externen Dienstleister (z.B. Types GmbH) über FTP vorgeschlagen. Der Autor erhält einen Benutzernamen und ein Passwort für den Zugriff auf den FTP-Server. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt in der schnellen und unkomplizierten Übertragung der PostScript-Dateien. Der Dienstleister kann diese dann mit dem Acrobat Distiller und den entsprechenden Joboptionen (z.B. der Druckerei) verarbeiten. Das Ergebnis – die fertigen PDFs – stehen dem Autor kurzfristig zur Verfügung. Der beschriebene neue Arbeitsablauf sieht vor, dass der Autor Kapitel für Kapitel PDFs erstellen lassen kann, um während der Arbeit am Manuskript jederzeit Ausdrucke zu erhalten. Die Zusammenarbeit mit Lektorat und Herstellung erfolgt ebenfalls über die PDFs. Der Autor erhält ein kollationiertes Korrekturexemplar und erstellt nach Durchführung der Korrekturen erneut PDFs, die dann an den Verlag und die Druckerei weitergegeben werden können. Die Nutzung von FTP vereinfacht den Datenaustausch und optimiert den gesamten Workflow.