Design Thinking in Bibliotheken

Die Stadtbücherei Würzburg nutzt Design Thinking als erste deutsche Bibliothek für die Gestaltung einer neuen Stadtteilbibliothek. Die vorliegende Arbeit untersucht, welche Methoden für derartige Projekte geeignet sind und wie Bibliotheken Design Thinking erfolgreich einsetzen können. Ein Schwerpunkt liegt auf der Theorie des Design Thinking, einschließlich des Prozesses, eines Methodenüberblicks und der Identifizierung von Erfolgsfaktoren. Der zweite Teil präsentiert die Ergebnisse einer empirischen Untersuchung, die Erfahrungen anderer Bibliotheken zusammenfasst und auswertet, um Handlungsempfehlungen für die Anwendung von Design Thinking in Bibliotheken abzuleiten. Die Arbeit zielt darauf ab, Methodenkompetenz im Vorfeld des Projekts zu erwerben und diese Erkenntnisse auf andere Organisationen zu übertragen, die bereits mit Design Thinking arbeiten oder dies planen. Die zunehmende Verbreitung von Design Thinking in Unternehmen wird als Beispiel für das Potenzial dieser Methode genannt, wobei die nutzerorientierten Lösungen den erhöhten Aufwand rechtfertigen. Vorteile von Design Thinking werden in der Nutzeridentifikation, glaubhafter Nutzerorientierung, Attraktivität der Lösungen und öffentlicher Wirksamkeit der Projekte gesehen.

Die Arbeit beschreibt den Design Thinking Prozess als iterativ und betont den Wechsel zwischen divergentem und konvergentem Denken. Divergentes Denken findet in Phasen wie Beobachten und Ideenfindung statt, wo viele Informationen und Ideen gesammelt werden. Konvergentes Denken folgt darauf, um Informationen zu verwerten und Ideen zu greifbaren Prototypen zu verarbeiten. Der Prozess beinhaltet die Definition des Problems und der Zielgruppe, die Auswahl geeigneter Methoden zur Erforschung der Nutzerbedürfnisse und die Planung der Durchführung. Unvoreingenommenheit und Offenheit für unerwartete Erkenntnisse sind wichtig. Methoden wie die Nutzung von Post-its zur Ideenfindung und das Clustern von Informationen zur Strukturierung werden beschrieben. Die Entwicklung von Prototypen („Make Day“) mit einfachen Materialien dient der Visualisierung und dem Testen von Ideen. Der iterative Prozess erlaubt die Verarbeitung von Nutzerfeedback und die Optimierung des Produkts durch wiederholtes Durchlaufen einzelner Schritte. Dies wird nicht als Rückschlag, sondern als Lernprozess angesehen.

Die Inspirationsphase beinhaltet Interviews mit Nutzern und Experten, um deren Bedürfnisse und Erfahrungen zu verstehen. Interviews sollen Geschichten hervorbringen und nicht nur Fakten sammeln. „Extreme Nutzer“, die besonders starke Meinungen haben, bieten wertvolle Einblicke. Die Methode der Immersion wird vorgestellt, um sich in die Lage der Zielgruppe hineinzuversetzen (z.B. sich auf Knien durch die Bibliothek bewegen, um den Blickwinkel von Kindern zu erfahren). Interviews sollten nicht nur in der Bibliothek, sondern auch an anderen Orten (Café, Zuhause) stattfinden, um ein entspannteres Umfeld zu schaffen. Ein Fototagebuch kann genutzt werden, um das Verständnis für wichtige Erlebnisse des Nutzers zu entwickeln. Der Brainstorming-Prozess wird erklärt, inklusive der Vorbereitung (Raum, Material, Zeitrahmen) und der möglichen Einbindung externer Experten. Die Heatmap-Methode dient der Auswahl der besten Ideen durch die Zuordnung von Stickern, wobei Wahrscheinlichkeit des Erfolgs und Innovationskraft berücksichtigt werden.

Die Iterationsphase fokussiert auf Feedbackgewinnung und Prototypenentwicklung. Ein Feedback-Labor (ähnlich dem Transformation Lab in Aarhus) wird empfohlen, um Prototypen zu präsentieren und Nutzerfeedback direkt umzusetzen. Die offene Atmosphäre des Feedback-Labors erlaubt Experimentieren, Nutzerpartizipation und die Präsentation von Veränderungsprozessen. Es wird empfohlen, Prototypen nicht zu früh Nutzern zu präsentieren, außer es handelt sich um einfache Service-Prototypen. Statistische Datenerhebungen werden als Ergänzung zu qualitativen Methoden vorgeschlagen. Das iterative Entwickeln von Prototypen wird durch wiederholtes Reflektieren der Design Challenge unterstützt. Flexibilität ist wichtig, da sich der Fokus des Projekts im Verlauf ändern kann. Bei Problemen kann die erneute Präsentation des Prototyps und die Befragung neuer Personen helfen. Die Bedeutung eines Mentors, besonders bei geringer Erfahrung mit Design Thinking, wird betont, sowie die Schulung von Mitarbeitern nach erfolgreicher Anwendung von Design Thinking. Zusätzliche Maßnahmen wie Feedback-Interviews außerhalb der Bibliothek und kreative Wettbewerbe (z.B. Fotowettbewerb zum Thema „mein Lieblings-Lese-Ort“) werden zur Steigerung der Nutzerbeteiligung und Öffentlichkeitswirksamkeit empfohlen. Die Nutzung von Social Media Netzwerken zur Kommunikation des Projekts wird ebenfalls empfohlen.

Ein zentraler Aspekt der theoretischen Grundlagen ist die Beschreibung des Design Thinking Prozesses. Dieser wird als iterativer Prozess dargestellt, der sich durch einen Wechsel zwischen divergentem und konvergentem Denken auszeichnet. In der divergierenden Phase werden möglichst viele Ideen und Informationen gesammelt, um die Lösungsoffenheit zu maximieren. Dies geschieht beispielsweise in Phasen des Beobachten und des Ideenfindens. Anschließend folgt die konvergierende Phase, in der die gesammelten Informationen und Ideen synthetisiert und zu verwertbaren Erkenntnissen und Prototypen verdichtet werden. Der Prozess umfasst die klare Definition des Problems und der Zielgruppe, die Auswahl geeigneter Methoden zur Erforschung der Nutzerbedürfnisse und eine detaillierte Planung der Durchführung dieser Methoden. Dabei ist es essentiell, unvoreingenommen und offen für unerwartete Erkenntnisse zu sein. Die Arbeit betont die Bedeutung des iterativen Charakters des Prozesses, bei dem das wiederholte Durchlaufen einzelner Schritte als Lernprozess zur stetigen Optimierung des Produkts gesehen wird.

Der Abschnitt zum Methodenüberblick beschreibt verschiedene Methoden, die innerhalb des Design Thinking Prozesses eingesetzt werden können. Dies beinhaltet die Anwendung von Post-its zur Ideenfindung und das anschließende Clustern dieser Informationen, um Muster zu erkennen und das Problem zu konkretisieren. Die Entwicklung von Prototypen an einem „Make Day“ unter Verwendung einfacher Materialien, wie Pappe, Stoffresten oder Bausteinen, wird als wichtiger Schritt zur Visualisierung und zum Testen von Ideen hervorgehoben. Die Arbeit untersucht den Umgang mit Feedback und die Weiterentwicklung von Prototypen in der Iterationsphase. Hier wird auch die Rolle von Feedback-Laboren, wie dem Transformation Lab in Aarhus, hervorgehoben, welche die Möglichkeiten bieten, Prototypen zu präsentieren und direktes Nutzerfeedback zu erhalten. Der Text betont die Bedeutung einer guten Dokumentation aller gewonnenen Informationen und die Notwendigkeit, Meilensteine im Projektverlauf zu setzen, um den Überblick zu behalten. Erfolgsfaktoren werden ebenfalls thematisiert. Hier wird unter anderem die Wichtigkeit eines interdisziplinären Teams mit unterschiedlichen Erfahrungshintergründen und Perspektiven betont.

Eine zentrale Rolle spielt das Design Thinking for Libraries Toolkit von IDEO, das in Zusammenarbeit mit den öffentlichen Bibliotheken Aarhus und der Chicago Public Library entwickelt wurde. Es wird als einziges umfassendes Werk beschrieben, das den Design Thinking Ansatz konkret auf Bibliotheken zuschneidet und ein Activities Workbook beinhaltet. Dieses Toolkit bietet zahlreiche Methoden und Arbeitsschritte zur Begleitung von Design Thinking Projekten in Bibliotheken. Zusätzlich zu diesem Toolkit werden weitere allgemeine Werke zum Thema Design Thinking in die Literaturauswertung einbezogen, um verschiedene Blickwinkel zu berücksichtigen und einen umfassenden Überblick zu gewinnen. Die unterschiedlichen Perspektiven auf Design Thinking – als Methodik, Denkansatz, Werkzeugkasten oder Einstellung – werden diskutiert, wobei betont wird, dass es letztlich darum geht, komplexen Problemen offen zu begegnen und mit kreativen Methoden innovative Lösungen zu finden. Die Wünschbarkeit durch den Menschen wird als wichtigster Faktor im Design Thinking Prozess hervorgehoben.

Um praxisorientierte Empfehlungen für die Stadtbücherei Würzburg zu liefern, wurde neben der Literaturrecherche eine Befragung verschiedener Bibliotheken durchgeführt, die bereits Erfahrungen mit Design Thinking gesammelt haben. Die Befragung sollte Informationen aus der Fachliteratur mit praktischen Beispielen und Erfahrungswerten unterfüttern und konkrete, praxisbasierte Empfehlungen ermöglichen. Zwei Ziele wurden verfolgt: Erstens, die theoretischen Erkenntnisse durch praktische Erfahrungen zu veranschaulichen und greifbarer zu machen. Zweitens, möglichst konkrete Empfehlungen zu geben, die auf realen Erfahrungen basieren. Die Auswahl der befragten Bibliotheken zielte auf Diversität ab. Neben den Aarhus Public Libraries und der Chicago Public Library, die mit dem IDEO Toolkit eng zusammenarbeiten, wurde die Universitätsbibliothek Rostock befragt, um eine deutsche Perspektive und damit eine größere Vielfalt der Ergebnisse zu gewährleisten. Die UB Rostock war an dem Projekt „Lernraum Bibliothek 2015“ beteiligt, welches zwar nicht direkt Design Thinking, aber partizipative Gestaltungsmethoden umfasste. Die Einbeziehung der UB Rostock sollte die Diversität der Ergebnisse erhöhen und der Stadtbücherei Würzburg vielseitige Erfahrungswerte aus unterschiedlichen Bereichen bieten.

Die Befragung zeigte, dass es wichtig ist, von Anfang an den iterativen Charakter des Design Thinking Prozesses zu kommunizieren. Die erste Idee ist oft nicht die beste; Einsichten der Inspirationsphase werden analysiert, um Bedarfe für spätere Lösungen zu erkennen. Dies hilft, falschen Erwartungen vorzubeugen und die Motivation der Teilnehmer zu erhalten, da sie sich wertgeschätzt fühlen, auch wenn ihre Ideen nicht unverändert umgesetzt werden. Die Bibliotheken Aarhus und Chicago betonten die Bedeutung des „Forschungsmodus“ in der Inspirationsphase: Zuerst wird das Problem analysiert, bevor Lösungen vorgeschlagen werden. Dies fiel Bibliothekarinnen und Bibliothekaren aufgrund ihrer Ausbildung, die schnelles Antworten auf Kundenfragen vermittelt, besonders schwer. Es wird empfohlen, sich langsam an die neue Denkweise heranzutasten und viel zu üben. Zusätzlich zu qualitativen Methoden werden statistische Nutzeranalysen als wertvolle Ergänzung angesehen, um belastbare Anhaltspunkte zu erhalten und Teams bei der Raumgestaltung zu unterstützen. Eine gute Dokumentation aller gewonnenen Informationen, beispielsweise mit Post-its, Fotos und einem internen Online-System, ist essentiell, um den Überblick zu behalten und Meilensteine zu definieren. Ein Mix aus verschiedenen Methoden in der Inspirationsphase wird empfohlen, um verschiedene Zielgruppen und deren Präferenzen zu berücksichtigen.

In der Ideation-Phase sollten Einschränkungen (Budget, Zeitrahmen, Strukturen) dem Team von Beginn an bekannt sein und idealerweise in die Design Challenge integriert werden. Unrealisierbare Ideen sollten frühzeitig verworfen werden, da in dieser Phase noch viele Alternativen bestehen. Ein Mentor kann bei der Beurteilung und Auswahl von Ideen hilfreich sein. Für die Prototypenentwicklung wird ein „quick and dirty“-Ansatz empfohlen: schnell und intuitiv erste Prototypen erstellen, um weitere Ideen während des Prozesses zu generieren. Die Iterationsphase konzentriert sich auf Feedbackgewinnung und Prototypenweiterentwicklung. Ein Feedback-Labor wird als besonders wertvoll angesehen, um Prototypen zu präsentieren, Interviews durchzuführen und Nutzer aktiv zu beteiligen. Mariella Colon empfiehlt, Prototypen erst nach mehreren Iterationen und Ausreifung den Nutzern zu präsentieren, um falsche Erwartungen zu vermeiden. Das iterative Vorgehen wird durch wiederholtes Reflektieren der Design Challenge und die Bereitschaft, den Fokus bei neuen Erkenntnissen zu verschieben, unterstützt. Bei Schwierigkeiten kann die erneute Präsentation des Prototyps und die Einbindung neuer Personen neue Perspektiven eröffnen. Die Schulung der Mitarbeiter im Design Thinking Prozess wird empfohlen, wobei erfahrene Mitarbeiter später als Mentoren agieren können.

Die Handlungsempfehlungen für die Stadtbücherei Würzburg betonen die Notwendigkeit einer fundierten Methodenauswahl, basierend auf den Erkenntnissen der empirischen Untersuchung und der theoretischen Grundlagen. Es wird empfohlen, Methoden aus dem Design Thinking for Libraries Toolkit von IDEO zu verwenden, da dieses auf die spezifischen Bedürfnisse von Bibliotheken zugeschnitten ist. Die Arbeit betont die Bedeutung eines iterativen Prozesses, bei dem die gewonnenen Erkenntnisse aus den verschiedenen Phasen (Inspiration, Ideation, Iteration) in den weiteren Verlauf einfließen. Die Berücksichtigung von Budget, Zeitrahmen und unveränderlichen Strukturen im Projektverlauf ist ebenfalls von großer Bedeutung. Diese Einschränkungen sollten dem Team von Anfang an bekannt sein, um unrealistische Ideen frühzeitig auszusortieren. Die Ergebnisse der empirischen Untersuchung, insbesondere die Erfahrungen der Aarhus Public Libraries und der Chicago Public Library, liefern wichtige Hinweise für die konkrete Implementierung der Methoden. Eine offene und transparente Kommunikation des gesamten Prozesses wird empfohlen, um die Bürger aktiv an der Gestaltung der neuen Stadtteilbibliothek zu beteiligen.

Ein zentraler Punkt der Handlungsempfehlungen ist die intensive Einbindung der Nutzer in alle Phasen des Design Thinking Prozesses. Verschiedene Methoden, wie Interviews (auch außerhalb der Bibliothek), Immersion und die Anwendung von Fototagebüchern, werden empfohlen, um ein tiefes Verständnis der Nutzerbedürfnisse zu entwickeln. Die Arbeit betont die Wichtigkeit, nicht nur die expliziten, sondern auch die latenten Bedürfnisse der Nutzer zu identifizieren. Die Nutzung eines Feedback-Labors, analog zum Transformation Lab in Aarhus, wird als besonders effektiv angesehen, um Prototypen zu präsentieren, Feedback zu sammeln und direkt umzusetzen. Zusätzlich zu den qualitativen Methoden werden quantitative Methoden, wie statistische Datenerhebungen, als wertvolle Ergänzung empfohlen. Es wird empfohlen, Prototypen erst nach mehreren Iterationen den Nutzern zu präsentieren, um ausgereifte Lösungen zu zeigen und falsche Erwartungen zu vermeiden. Zusätzliche Maßnahmen zur Stärkung der Nutzerbeteiligung und der Öffentlichkeitswirkung, wie kreative Wettbewerbe (z.B. Foto- oder Malwettbewerbe), werden vorgeschlagen.

Die Handlungsempfehlungen betonen den Nutzen eines externen Mentors oder einer Mentorin zu Beginn des Projektes, besonders wenn Design Thinking in der Bibliothek noch neu ist. Diese Person kann den Lernprozess innerhalb der Organisation anleiten und das Team bei der Anwendung der Methoden unterstützen. Nach dem Aufbau von Erfahrung können erfahrene Mitarbeiter dann die Rolle des Mentors übernehmen und andere Kolleginnen und Kollegen schulen. Es wird empfohlen, den Design Thinking Prozess transparent zu gestalten und diesen nach außen hin zu kommunizieren. Die Stadtbücherei Würzburg sollte deutlich machen, dass alle Bürger eingeladen sind, sich am Projekt zu beteiligen, und dass die Gestaltung der neuen Stadtteilbibliothek auch nach der Eröffnung weiterentwickelt wird. Die aktive Nutzung von Social-Media-Kanälen zur Kommunikation und zur Einbindung der Bürger in den Prozess wird ebenfalls empfohlen. Eine umfassende Dokumentation des gesamten Prozesses, inklusive aller Entscheidungen und Ergebnisse, wird als wichtig für die Transparenz und den Lernerfolg angesehen.