Crossmedia-Publishing: Bauschäden

Das SCHADens-Informations-System (SCHADIS) entstand auf Grundlage eines Votums des Deutschen Bundestages von 1989. Das Institut für Raum und Bau (IRB) wurde beauftragt, eine zentrale Datenbank für Informationen zu Bauschäden zu erstellen. Ursprünglich umfasste der Begriff 'Schadens-Informations-System' alle Publikationen, unabhängig vom Format. Derzeit wird der Begriff hauptsächlich im Zusammenhang mit der elektronischen Datenbank verwendet, obwohl die zukünftige Verwendung noch abzuwarten bleibt. Die Autorenverträge des IRB beinhalten nun einen Passus, der die Nutzung von Inhalten für die SCHADIS-Datenbank ermöglicht. Die Datenbank selbst wurde 1995 erstmalig veröffentlicht und wird jährlich aktualisiert. SCHADIS ist somit eine umfangreiche Quelle für Informationen zu Bauschäden, die kontinuierlich erweitert und aktualisiert wird.

SCHADIS bietet verschiedene Zugangs- und Nutzungsmodelle an. Die Datenbank ist sowohl über CD-ROM als auch online über das Internet-Portal IRBdirekt zugänglich. Die Nutzung erfolgt entweder über ein Abonnement oder im Pay-per-View-Modell. Mit Hochschulen und großen Unternehmen (Versicherungen, Baugesellschaften) werden Konsortialverträge abgeschlossen, die den Zugriff für mehrere Nutzer ermöglichen; vergleichbar mit einem Abonnement, wobei eine CD-ROM zugeschickt und der Online-Zugang freigeschaltet wird. Die Pay-per-View-Nutzung dient vor allem als Marketinginstrument, um Kunden mit dem System vertraut zu machen und ihnen einen unkomplizierten Zugang zu benötigten Informationen ohne hohe Investitionen zu ermöglichen. Bei Überschreitung eines bestimmten Abrufvolumens werden Kunden auf die Vorteile eines Abonnements hingewiesen. Die Einführung der Online-Nutzung über IRBdirekt führte zunächst zu einem leichten Rückgang der Abonnenten, entwickelte sich aber schnell zu einer erfolgreichen Ergänzung, was zu einer deutlichen Steigerung der Nutzerzahlen führte.

SCHADIS wird als 'elektronische Bibliothek zu den Bauschäden' beschrieben und umfasst Volltexte mit allen Abbildungen, Tabellen und Formeln. Die Datenbank erweitert die gedruckte Version der Fachinformationen um Funktionen wie Querverweise und erweiterte Suchmöglichkeiten. Die Inhalte stammen zum größten Teil aus Publikationen des IRB, enthalten aber auch einen externen Anteil (ca. 15%), z.B. Bauforschungsberichte. Die Abonnement-Nutzung wurde 2001 eingeführt und ermöglichte die gleichzeitige Nutzung über das Internet, was die Akzeptanz steigerte. Die Online-Nutzung erfordert eine separate Registrierung auf der IRB-Homepage. Diese Registrierung erlaubt auch den kostenpflichtigen Zugriff auf andere IRB-Datenbanken über das Internet. Eine Kündigung von SCHADIS hat keine automatische Kündigung des IRBdirekt-Zugangs zur Folge. Die Nutzerzahlen der Online-Version zeigen einen Anstieg, der sich nach einer anfänglichen Wachstumsphase stabilisiert hat. Schwankungen im Jahr 2002 sind auf saisonale Einflüsse (Sommerloch) und Marketingaktivitäten (z.B. Gutscheine auf Messen) zurückzuführen.

SCHADIS basiert nicht auf einem herkömmlichen Datenbanksystem, sondern nutzt das Retrieval-System Varity, vergleichbar mit einer Suchmaschine wie AltaVista. Diese Wahl erfolgte aufgrund der Möglichkeit, große HTML-Bestände zu verwalten. Eine einheitliche Strukturierung der Dokumente wird nicht angestrebt; die Darstellung soll die Struktur von Büchern und Zeitschriften nachahmen und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten. Derzeit werden nur Windows-Versionen angeboten; die Entwicklung von Versionen für andere Betriebssysteme (z.B. Mac OS) wurde aufgrund des geringen Bedarfs und des hohen Aufwands nicht priorisiert. Die Online-Version läuft auf einem SUN-Rechner im IRB, während die CD-ROM-Version lokal auf dem Rechner des Nutzers läuft und daher systembedingt angepasst werden muss. Zusätzliche Informationen werden über Meta-Tags hinzugefügt (z.B. Autor, Kapitel, Erscheinungsjahr), die für die weitere Bearbeitung genutzt werden können. Die Zusammenstellung der Anwendung erfolgt auf einem SUN-Rechner unter Solaris, wo auch die Indexierung stattfindet. Die Autorenliste und allgemeine Informationen werden manuell aktualisiert. Ein Teil der Bilder muss gescannt werden, da die Verarbeitung der Originaldateien zu aufwendig ist.

Der Text beschreibt Cross Media Publishing als ein Verfahren, das die Veröffentlichung von Inhalten über verschiedene Medienkanäle (Print, Online etc.) ermöglicht. Eine zentrale Voraussetzung ist die medienneutrale Datenhaltung, die eine Trennung von Struktur, Inhalt und Layout erfordert. Dies wird durch das Single-Source-Prinzip erreicht, bei dem eine Datei für mehrere Anwendungen und Medien genutzt wird. Multi-Channel-Publishing wird als der Prozess des Veröffentlichens über verschiedene Ausgabemedien bezeichnet. Die medienspezifische Aufbereitung der Inhalte erfolgt erst nach der Freigabe. Das Layout muss an die jeweiligen Anforderungen des Ausgabemediums angepasst werden (z.B. Auflösung: 300 dpi für Druck, 72 dpi für Bildschirm). Color Management wird als essentiell für die Medienneutralität von Bildern genannt, obwohl es in diesem Bereich noch wenig etabliert ist. Der Begriff Asset Management wird im Kontext der Verwaltung von Medieninhalten verwendet, mit dem Ziel, die Effizienz und Kosten zu minimieren und die Wiederverwendung von Assets zu maximieren.

Eine effiziente Umsetzung von Cross Media Publishing benötigt technische Unterstützung. Die bestehende IT-Landschaft muss an die veränderten Workflows, die Anzahl der Akteure und die Art der Inhalte angepasst werden. Die Hard- und Software müssen eine medienneutrale Datenhaltung ermöglichen. Falls Anpassungen oder Neuanschaffungen nötig sind, müssen diese im Projektbudget berücksichtigt werden. Eine schrittweise Umstellung des Workflows wird empfohlen. Die parallele Durchführung alter und neuer Workflows sorgt für Produktionssicherheit, während die Mitarbeiter sich schrittweise an die neuen Bedingungen anpassen können. Die Auswahl eines geeigneten Content Management Systems (CMS) wird als entscheidend erachtet. Der Einsatz von XML für Texte und Color Management für Bilder wird als medienneutraler Standard empfohlen, während proprietäre Formate als nicht zukunftssicher gelten. Es werden Anforderungen an die Anzahl der bereits bestehenden Installationen und die Unterstützung bestimmter Client-Betriebssysteme (Windows XP und Mac OS X) gestellt.

Zur Auswahl eines geeigneten Systems wird die Webseite Contentmanager.de als Orientierungshilfe genannt, jedoch werden deren Kriterien als zu allgemein für eine fundierte Entscheidung betrachtet. Es werden eigene, spezifische Kriterien definiert, die auf die Bedürfnisse des IRB zugeschnitten sind. Zu den wichtigen Kriterien gehören die Zielgruppenorientierung (Unternehmen der Medienbranche), die Unterstützung medienneutraler Standards (XML und Color Management), die Anzahl der Installationen (mindestens 10), die Unterstützung bestimmter Client-Betriebssysteme (Windows XP und Mac OS X) und eine offene, dokumentierte API. Anbieter wurden mittels eines Fragebogens kontaktiert. Die Möglichkeit eines Testzugangs wird erwähnt, jedoch hat dieser nur einen minimalen Einfluss auf die Bewertung. Der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter wird als wichtiges Kriterium betrachtet, wobei ein optimaler Zeitaufwand zwischen 2 bis 8 Stunden pro Mitarbeiter angegeben wird. Nach Auswertung der Kriterien wurden DORIS32 V 2.0, OPAS-G, Opix Media City 4.0 und Pixelboxx – Enterprise Media Server als besonders vielversprechend eingestuft.

Das Risikomanagement wird als wichtiger Aspekt der Projektplanung hervorgehoben. Es werden projektbezogene Kriterien (z.B. Zeit- und Ressourcenplanung) und die Personalpolitik als Haupt-Risiken (A-Risiken) identifiziert. Die Behandlung dieser Risiken sollte frühzeitig erfolgen. Zu den B-Risiken gehören die Angebotslage, technische und fachliche Risiken. Ein umfassender Projektplan soll diese Risiken mindern. Die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Veränderungen ist entscheidend für den Erfolg und soll durch Schulungen und internes Marketing gesteigert werden. Die Schulungen sollen nicht nur die Bedienung des Systems, sondern auch den neuen Workflow und die Philosophie des Cross Media Publishings vermitteln. Mögliche Probleme sind die mangelnde Akzeptanz der neuen Technologie durch Mitarbeiter und deren Überlastung. Ein Workshop mit Vertretern verschiedener Abteilungen wurde durchgeführt, um indirekte Einflussfaktoren (Wissen, Erfahrung, Motivation) zu erfassen und in einem Mind Map darzustellen. Die Dokumentation aller Aktivitäten im Projekt wird als notwendig angesehen, um Teilziele zu reflektieren und das Projekt steuern zu können.

Der Text beschreibt den Wandel hin zu einer Informations- und Kommunikationsgesellschaft, in der Wissen als zentraler Produktionsfaktor neben Kapital und Arbeit gilt. Die Bedeutung wissensintensiver Geschäftsfelder nimmt stetig zu, auch in der Bauwirtschaft. Eine Studie von KPMG beziffert den Anteil von Wissen an der Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens auf mindestens 60%, mit steigender Tendenz. Es wird darauf hingewiesen, dass sich die Halbwertzeit von Wissen durch den schnellen wissenschaftlich-technischen Fortschritt verkürzt. Die Informationsbeschaffung erfolgt über verschiedene Kanäle: persönlicher Kontakt, konventionelle Medien (Bücher, Zeitschriften) und neue Medien (Internet, CD-ROM). Der effiziente Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens ist essentiell. Informationen müssen den Mitarbeitern zugänglich gemacht und von diesen weitergegeben werden. Dies setzt entsprechende technische und organisatorische Voraussetzungen (Datenbanken, persönliche Kontakte) und eine hohe Mitarbeitermotivation voraus, die wiederum von einer positiven Unternehmenskultur abhängt. Ein funktionierender Informationsfluss beeinflusst umgekehrt auch die Unternehmenskultur. Diese komplexen Zusammenhänge werden als Wissensmanagement bezeichnet.

Der Abschnitt erläutert verschiedene Arten von Datenbanken, die als CD-ROM oder über Internetportale (z.B. www.irbdirekt.de) angeboten werden. Es werden bibliographische Datenbanken mit Hinweisen zu Veröffentlichungen, Fakten-Text-Datenbanken mit zusätzlichen Informationen zum Inhalt der Publikationen und Forschungsprojekt-Datenbanken mit Informationen zu laufenden und abgeschlossenen Forschungsprojekten unterschieden. Volltext-Datenbanken, die den vollständigen Text der Publikationen enthalten, werden ebenfalls erwähnt. SCHADIS wird als Beispiel für eine Volltextdatenbank genannt. Zusätzlich werden Datenbanken im Auftrag von Unternehmen und Forschungsinstituten erstellt. Die Bedeutung von Datenbanken im Kontext des Wissensmanagements und der Informationsvermittlung wird deutlich hervorgehoben. Der freie Zugang zu Informationen ist entscheidend, sowie die Bereitschaft der Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme am Informationsaustausch, um eine positive Unternehmenskultur zu fördern und wissensbasierte Prozesse zu optimieren.

Der Text verweist auf unterschiedliche Auffassungen von Wissen und Informationsmanagement in der Medienbranche. Während manche Unternehmen von Wissensmanagement sprechen, betont der Text, dass Wissen beim Rezipienten entsteht, indem dieser seine Kenntnisse und Erfahrungen einbringt (Dipp2001). Andere Institutionen bezeichnen sich als Informationsdienstleister oder betreiben Informationsmanagement. Die Uneinheitlichkeit in der Begrifflichkeit und die damit verbundenen Unklarheiten führen zu Verwirrungen, insbesondere bei den Kunden. Der Text verdeutlicht die Notwendigkeit einer klaren und einheitlichen Definition von Begriffen wie Daten, Information und Wissen. Eine transparente und einheitliche Kommunikation ist unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und eine effiziente Informationsvermittlung zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig für den Aufbau von Vertrauen zwischen dem Anbieter und dem Kunden und zur Sicherstellung eines effektiven Wissensmanagements.

Effizientes Cross Media Publishing erfordert eine an die neuen Bedingungen angepasste IT-Infrastruktur. Dies beinhaltet veränderte Workflows, die Berücksichtigung von neuen und wegfallenden Akteuren sowie sich verändernde Inhalte. Die bestehenden Hard- und Softwarekomponenten müssen eine medienneutrale Datenhaltung ermöglichen. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Anpassungen oder Neuanschaffungen im Projektbudget berücksichtigt werden. Erst nach der Integration neuer Komponenten in die bestehende IT-Landschaft können weitere Maßnahmen des Veränderungsprojektes umgesetzt werden. Eine schrittweise Überführung vom bestehenden in den neuen Workflow wird empfohlen, um Produktionssicherheit zu gewährleisten und den Mitarbeitern eine schrittweise Anpassung zu ermöglichen. Dabei können z.B. Nachdrucke weiterhin mit dem bestehenden Workflow produziert werden, während neue Titel den veränderten Workflow nutzen. Eine solche schrittweise Vorgehensweise erfordert erhöhten Koordinierungsaufwand, ermöglicht aber eine sichere und akzeptable Umstellung für die Mitarbeiter.

Für die Auswahl eines geeigneten CMS wird zwar Contentmanager.de als Orientierungshilfe genannt, die dort angegebenen Kriterien werden jedoch als zu allgemein für die Bedürfnisse des IRB angesehen. Die Auswahl muss daher auf spezifischen Kriterien basieren. Es ist wichtig zu wissen, ob der Anbieter auf die Besonderheiten der Medienbranche ausgerichtet ist, da die Anforderungen eines Medienunternehmens sich von denen anderer Branchen unterscheiden. Eine Abbildung der spezifischen Anforderungen des IRB auf die allgemeinen Kriterien von Contentmanager.de ist nicht möglich. Wichtige Kriterien für das IRB sind die Unterstützung medienneutraler Standards (XML für Texte, Color Management für Bilder), die Vermeidung proprietärer Formate aufgrund deren Abhängigkeit von einem bestimmten System und mangelnder Zukunftssicherheit. Weitere Kriterien sind die Vorweisung von mindestens 10 erfolgreichen Installationen, die Unterstützung von Windows XP und Mac OS X als Client-Betriebssysteme und eine offene, dokumentierte API. Der Aspekt der Skalierbarkeit und der zukünftigen Entwicklung des Systems durch den Anbieter sind wichtige Erwägungen bei der Auswahl des CMS.

Der Auswahlprozess für ein geeignetes MAM-System basiert auf einem Punktesystem mit Muss-, Soll- und Kann-Kriterien. Nach der Bewertung der Muss-Kriterien blieben acht Systeme übrig, welche die erforderlichen 100 Punkte erreichten. Anschließend wurden die Soll-Kriterien ausgewertet. Vier Systeme erreichten über 200 Punkte von maximal 221 möglichen Punkten: DORIS32 V 2.0, OPAS-G, Opix Media City 4.0 und Pixelboxx – Enterprise Media Server. Diese Systeme werden als relevant für das IRB eingestuft. Ein System (CoWare-Server) mit 199 Punkten wird als knapp ausgeschieden betrachtet und bedarf einer weiteren Diskussion. Systeme mit weniger als 200 Punkten werden vorerst nicht weiter untersucht. Ein zeitlich begrenzter Testzugang wurde von einigen Anbietern angeboten, der jedoch nur minimale Aussagen zum Leistungsumfang zulässt und keinen maßgeblichen Einfluss auf die Bewertung hat. Der Schulungsaufwand wurde ebenfalls bewertet; Angaben von 1-2 Stunden bis 3 Tagen wurden als Extremwerte angesehen, während 2-4 Stunden oder 8 Stunden als optimaler Zeitaufwand betrachtet werden.