Groupware für KMU: Auswahl & Einrichtung

Die Arbeit beginnt mit einer detaillierten Anforderungsanalyse für das Kleinunternehmen 3S-Consulting, eine GmbH mit zehn Mitarbeitern und einem Jahresumsatz unter 7 Millionen ECU, gegründet im Juli 2000 in Ingoldingen bei Biberach. Die Gründer, drei Ingenieure, brachten jeweils Kunden aus ihrer vorherigen Tätigkeit bei BOS Systemhaus GmbH mit. Zu den wichtigsten Kunden gehören namhafte Unternehmen wie BMW München, Deckel Maho Gildemeister, Knorr Bremse, MTU Friedrichshafen und EADS Astrium. Die Arbeitsweise von 3S-Consulting ist geprägt von dezentralem Arbeiten – die Mitarbeiter sind oft beim Kunden vor Ort oder arbeiten von zu Hause aus, ausgestattet mit Laptop und Handy. Die unzureichende Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) mit Dokumentenaustausch per FTP und Terminplanung über Excel-Sheets wird als problematisch identifiziert, da relevantes Wissen nicht zentral verfügbar ist. Diese Situation bildet die Grundlage für die Ableitung allgemeingültiger Anforderungen an eine Groupware für Kleinunternehmen, die im Folgenden detailliert untersucht werden. Die Analyse der aktuellen Situation bei 3S-Consulting verdeutlicht die Notwendigkeit einer effizienten Groupware-Lösung, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu verbessern. Die Spezialisierung von 3S-Consulting auf CAD-Programme wie CATIA und Pro/Engineer wird ebenfalls erwähnt, wobei die Herausforderungen bei der Digitalisierung alter, papierbasierter Zeichnungen hervorgehoben werden.

Die Arbeit diskutiert die Wahl zwischen Standardsoftware und Individualsoftware. Standardsoftware wird als kostengünstiger und einfacher zu implementierende Lösung beschrieben, die in verschiedenen Unternehmen ohne Anpassungen einsetzbar ist. Der Vorteil liegt in regelmäßigen, kostengünstigen Updates, die die Software langfristig aktuell halten. Individualsoftware hingegen bietet eine maßgeschneiderte Lösung, die sich jedoch als teurer und aufwendiger in der Entwicklung und Wartung erweist, mit höheren Kosten für Schulungen und Consulting. Ein weiterer Nachteil von Standardsoftware, besonders für Kleinunternehmen, ist die oft hohe Mindestabnahme von Benutzerlizenzen. Die Entscheidung für eine Standardlösung wird im Folgenden als Basis für die weitere Auswahl getroffen. Die Abwägung der Vor- und Nachteile von Standardsoftware und Individualsoftware bildet eine wichtige Grundlage für die Auswahl einer passenden Groupware-Lösung für 3S-Consulting und andere Kleinunternehmen. Die Analyse zeigt deutlich die Kompromisse, die zwischen den Kosten, der individuellen Anpassbarkeit und der langfristigen Wartbarkeit abgewogen werden müssen.

Im nächsten Schritt wird ein Kriterienkatalog zur Auswahl geeigneter Groupware-Produkte vorgestellt. Dieser umfasst neben den funktionalen Aspekten (z.B. Dokumentenmanagement, Kommunikation, Terminplanung) auch die Kompatibilität mit unterschiedlichen Clients und Plattformen (z.B. Windows). Diese grobe Einteilung wird als unzureichend für einen detaillierten Vergleich eingestuft. Die Arbeit untersucht unterschiedliche Möglichkeiten der Recherche nach geeigneten Groupware-Produkten. Neben der Nutzung von Suchmaschinen wie Google werden Fachzeitschriften und Online-Portale wie golem.de, Computerwoche Online, contentmanager.de und heise online als Informationsquellen empfohlen. Die Suche nach Groupware-Produkten wird zunächst mit allgemeinen Begriffen wie "Groupware" und "CSCW" begonnen, und im zweiten Schritt spezifiziert, sobald sich bestimmte Produktnamen herauskristallisieren. Die gefundenen Ergebnisse werden in kommerzielle und Open-Source-Lösungen unterteilt. Dieser systematische Ansatz soll eine effiziente Auswahl aus der großen Anzahl verfügbarer CSCW-Systeme ermöglichen und hilft Kleinunternehmen, die oft über begrenzte Ressourcen verfügen, den Auswahlprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit ist das praxisorientierte Testen ausgewählter Groupware-Produkte. Es wird eine systematische Testmethodik vorgeschlagen, die auf unternehmenstypischen Aufgaben von 3S-Consulting basiert. Das Ziel ist es, die Integration der Groupware-Funktionen in den Arbeitsalltag zu evaluieren. Hierbei werden sowohl synchrone (z.B. Chat, Videokonferenzen) als auch asynchrone Kommunikationswerkzeuge (z.B. E-Mail, Diskussionsforen) getestet. Der Test umfasst Aspekte wie Dokumentenmanagement, Terminplanung und Benutzerverwaltung, wobei konkrete Testszenarien, zum Beispiel die Versionsverwaltung von Dokumenten, detailliert beschrieben sind. Die Evaluation der getesteten Systeme bewertet Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität, und die Erfüllung der vorher definierten Anforderungen. Dieser praxisorientierte Ansatz gewährleistet eine objektive Bewertung und hilft bei der Entscheidung für eine geeignete Groupware-Lösung für 3S-Consulting. Die Ergebnisse dieser Tests fließen direkt in die Empfehlung für die bestgeeignete Groupware ein.

Die Arbeit betont die Notwendigkeit eines detaillierten Kriterienkatalogs für die Auswahl geeigneter Groupware-Produkte, insbesondere für Kleinunternehmen, die oft über begrenzte Zeit und Ressourcen verfügen. Ein initialer Kriterienkatalog, basierend auf Marktübersichten aus Fachzeitschriften und dem Internet, wird als unzureichend für einen aussagekräftigen Vergleich verschiedener Groupware-Lösungen betrachtet. Der Katalog soll zunächst grobe Kriterien wie Anwendungstypen (Funktionalitäten) und unterstützte Plattformen (z.B. Windows) umfassen. Allerdings wird erkannt, dass für eine fundierte Entscheidung detailliertere Vergleichsfaktoren notwendig sind. Diese sollen in einer weiteren Phase der Analyse definiert werden. Die Erstellung eines umfassenden und maßgeschneiderten Kriterienkatalogs ist daher ein zentraler Schritt im Auswahlprozess und dient als Basis für die objektive Bewertung der verschiedenen Groupware-Produkte. Die Anforderungen an die Groupware werden im Zusammenhang mit den spezifischen Bedürfnissen von Kleinunternehmen und dem Beispielunternehmen 3S-Consulting erörtert.

Die Arbeit beschreibt verschiedene Methoden zur Recherche geeigneter Groupware-Produkte. Neben der Nutzung allgemeiner Suchmaschinen wie Google werden Fachzeitschriften und Online-Portale als wichtige Informationsquellen genannt. Beispiele für genutzte Portale sind golem.de, Computerwoche Online, contentmanager.de und heise online. Die Recherche beginnt mit allgemeinen Suchbegriffen wie "Groupware" und "CSCW", um einen Überblick über das Angebot zu erhalten. Im zweiten Schritt wird die Suche spezifiziert, wenn sich häufig genannte Produktnamen herausbilden. Die gefundenen Ergebnisse werden in kommerzielle und Open-Source-Lösungen unterteilt. Dieser zweistufige Ansatz soll eine systematische und effiziente Recherche ermöglichen und dem Zeitmangel von Kleinunternehmen entgegenwirken. Die Arbeit unterstreicht die Bedeutung einer gründlichen Recherche als wichtigen Schritt im Auswahlprozess einer Groupware.

Die Arbeit erwähnt die Untersuchung verschiedener Open-Source Groupware-Produkte. Es werden Beispiele wie TUTOS und PHProjekt genannt, während andere wie Kroupware, Moregroupware und SKYRIX aufgrund fehlender Dokumentenmanagement-Funktionen ausgeschlossen werden. PhpGroupware wird aufgrund fehlender Produktinformationen und einer fehlenden Online-Demo nicht berücksichtigt. Die Installation von PhpGroupware wird als kompliziert beschrieben und scheitert im Test. Die Auswahl fokussiert sich daher auf TUTOS und PHProjekt aufgrund ihrer Verbreitung und des Bekanntheitsgrades. Die Analyse von Open-Source Lösungen zeigt die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen dieser Alternativen auf. Die Bewertung berücksichtigt dabei wesentliche Funktionalitäten und die praktische Umsetzbarkeit der Produkte für die Anforderungen von Kleinunternehmen.

Die Arbeit betont die Wichtigkeit einer systematischen Vorgehensweise beim Testen der ausgewählten Groupware-Produkte. Um einen objektiven Vergleich zu ermöglichen, wird empfohlen, typische Aufgabenstellungen des Unternehmens, in diesem Fall 3S-Consulting, als Testbasis zu verwenden. Dies erlaubt die Beurteilung, wie gut sich die Funktionen der Software in den Unternehmensalltag und die Arbeitsweise der Mitarbeiter integrieren lassen. Die Testkriterien sollten daher auf den realen Bedürfnissen und Arbeitsabläufen von 3S-Consulting basieren. Ein solcher Ansatz garantiert eine realitätsnahe Bewertung der getesteten Groupware-Lösungen. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendbarkeit und der Integration in die bestehenden Arbeitsabläufe. Ein Beispiel für ein solches Testszenario ist die Beschreibung eines Fehlers in den Schulungsunterlagen und der darauf folgenden Versuch der Versionsverwaltung.

Die Arbeit bewertet verschiedene Groupware-Systeme auf Basis der durchgeführten Tests. Dabei werden sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikationswerkzeuge analysiert. Zu den bewerteten Aspekten gehören das Dokumentenmanagement, die Terminplanung und die Benutzerverwaltung. Konkrete Beispiele umfassen die Möglichkeiten der Dateianlage und -anzeige, die Funktionalität von Diskussionsforen (z.B. Openexchange Server) und die Benutzerrechteverwaltung. Der Test der Open-Source-Lösung TUTOS zeigt beispielsweise Einschränkungen beim Anlegen von Dokumenten und einen verwirrenden Menüaufbau. Die Bewertung der verschiedenen Systeme berücksichtigt Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität, und die Erfüllung der vorgegebenen Anforderungen. Die Ergebnisse der Tests und Evaluationen spielen eine entscheidende Rolle bei der finalen Auswahl der Groupware-Lösung für 3S-Consulting.

Die Implementierung einer Groupware in einem Kleinunternehmen beginnt mit der Entscheidung über die Server-Administration. Die Arbeit beschreibt die Optionen: lokale Installation und Administration, Nutzung der Infrastruktur eines Rechenzentrums oder Mieten eines Servers mit unterschiedlichen Administrationsmodellen (vollständige Anbieter-Administration oder eigenständige Administration via root-Zugriff). Der Text betont die Bedeutung eines RAID-Systems für die Datensicherheit und -verfügbarkeit. Für 3S-Consulting wird ein RAID-Controller Level 1 (Mirroring) mit zwei identischen Festplatten als Lösung gewählt, um im Fall eines Ausfalls einer Festplatte die Daten sicher zu halten. Die Arbeit verweist auf weitere Informationen zu RAID-Systemen in Fachzeitschriften und Fachplattformen. Die Wahl zwischen verschiedenen Infrastruktur-Lösungen und die Entscheidung für ein geeignetes RAID-System sind wichtige Aspekte für eine sichere und effiziente Implementierung der Groupware.

Ein erfolgreicher Einsatz einer Groupware hängt stark von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Die Arbeit behandelt mögliche Widerstände gegenüber der Einführung eines neuen Systems, wie z.B. Angst vor Datenverlust, Kontrollverlust, eingeschränkter Flexibilität oder Ersetzbarkeit. Die Rolle der Geschäftsleitung wird als entscheidend für den Erfolg betont. Die Geschäftsleitung sollte beispielhaft das System nutzen, den Mitarbeitern genügend Zeit für das Einlernen gewähren und die Veränderungen als Chance und Notwendigkeit vermitteln. Schulungen sind wichtig, und die Arbeit schlägt sowohl interne (Schneeballsystem) als auch externe Schulungen vor. Die Arbeit hervorheben auch die Wichtigkeit einer positiven Unternehmenskultur und ein offenes, vertrauensvolles Verhältnis unter den Mitarbeitern, um den Einführungsprozess zu erleichtern. Gelegentliche persönliche Treffen der Mitarbeiter werden als wichtig für den Aufbau und die Pflege dieses Vertrauensverhältnisses gesehen.

Der Abschluss der Arbeit beschreibt die langfristigen Vorteile des Groupware-Einsatzes. Verbesserte interne Geschäftsabläufe, optimierte Kommunikations- und Kooperationsprozesse und eine erleichterte virtuelle Zusammenarbeit werden als wichtige Vorteile genannt. Zusätzlich werden Vorteile für die Kunden herausgestellt, da ein effizienterer und komfortablerer Informationsaustausch einen verbesserten Dienstleistungsprozess und zufriedenere Kunden zur Folge haben kann. Die Arbeit kommt zu dem Schluss, dass eine klare Formulierung von Anforderungen und eine systematische Auswahl von Groupware-Produkten für den Erfolg entscheidend sind. Als Beispiel wird die Einführung des SuSE Linux Openexchange Servers bei 3S-Consulting und seinem virtuellen Partner 3S-Engineering erwähnt, die eine Optimierung der Zusammenarbeit zum Ziel hat. Die Arbeit unterstreicht die Bedeutung einer guten Planung und Implementierung für den erfolgreichen Einsatz von Groupware in Kleinunternehmen.