GND-Schulungen: Analyse & Konzepte

Vor der Einführung der Gemeinsamen Normdatei (GND) im Jahr 2012 existierten in Deutschland und Österreich verschiedene, separat geführte Normdateien für die Erschließung von Medien in Bibliotheken. Diese umfassten die Personennamendatei (PND), die Gemeinsame Körperschaftsdatei (GKD), die Schlagwortnormdatei (SWD) und die Einheitssachtiteldatei des Deutschen Musikarchivs (EST-Datei). Die verschiedenen Dateien stammten aus unterschiedlichen Jahrzehnten und ihre gemeinsame Nutzung in der Formal- und Sacherschließung war nur eingeschränkt möglich. Die mangelnde Interoperabilität zwischen den einzelnen Dateien erschwerte den effizienten Informationsaustausch zwischen Bibliotheken und behinderte die Nutzung der Daten in überregionalen Katalogen. Die Notwendigkeit einer einheitlichen und integrierten Lösung wurde deutlich, um den Anforderungen der modernen Bibliothekslandschaft und dem Wunsch nach weltweitem Austausch von Bibliotheksdaten gerecht zu werden. Dies betraf auch die Kompatibilität mit neuen Technologien wie Semantic-Web-Anwendungen, die auf konsistente und verknüpfte Daten angewiesen sind. Die bestehenden Systeme erwiesen sich als nicht ausreichend, um diesen Anforderungen gerecht zu werden und stellten ein Hindernis für eine effektive und umfassende Erschließung von Medien dar.

Um die beschriebenen Probleme zu lösen, wurden die vier bestehenden Normdateien im Jahr 2012 in der Gemeinsamen Normdatei (GND) zusammengeführt. Diese umfassende Normdatei sollte eine einheitliche Ansetzung in überregionalen Bibliothekskatalogen ermöglichen, als Suchbegriff in Katalogen dienen und die Verknüpfung verschiedener Datensätze untereinander erlauben. Die GND wurde an das zukünftige Regelwerk "Resource Description and Access" (RDA) angepasst, was wiederum zu Regeländerungen in den Ansetzungen führte. Die Entwicklung der GND erfolgte in Zusammenarbeit zwischen den deutschsprachigen Bibliotheksverbünden, der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) und der Zeitschriftendatenbank (ZDB). Die Anpassung an RDA und die Integration der verschiedenen Vorgängerdateien erforderten die Erstellung neuer Schulungsunterlagen und die Durchführung von Schulungen für Bibliotheksmitarbeiter in Deutschland und Österreich. Diese Schulungen waren essenziell, um den Bibliotheksmitarbeitern den Umgang mit dem neuen System und den neuen Regeln zu vermitteln und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Die erfolgreiche Implementierung der GND hing maßgeblich vom Erfolg dieser Schulungsmaßnahmen ab, da die Mitarbeiter in der Lage sein mussten, die neuen Regeln anzuwenden und die Änderungen in ihrer täglichen Arbeit zu integrieren.

Die GND bietet Bibliotheken zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine einheitliche Ansetzung von Personen-, Körperschafts- und Schlagwortdaten in überregionalen Katalogen, wodurch die Auffindbarkeit von Informationen deutlich verbessert wird. Die Normdatei dient als standardisierter Suchbegriff in Katalogen und erleichtert so die Recherche für Nutzer. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, verschiedene Datensätze über die GND miteinander zu verknüpfen. Dies schafft einen vernetzten Datenbestand und ermöglicht neue Möglichkeiten der Informationsnutzung und -auswertung. Durch die Standardisierung der Ansetzung werden die Daten konsistenter und interoperabler, was den weltweiten Austausch von Bibliotheksdaten erleichtert. Die GND adressiert explizit die Herausforderungen, die sich aus der zunehmenden Digitalisierung und dem Einsatz von Semantic-Web-Anwendungen ergeben. Durch die einheitliche Struktur und die eindeutigen Identifikatoren kann die GND effektiv in diesen Kontexten genutzt werden, wodurch die Möglichkeiten der Datenintegration und -vernetzung erweitert werden. Die Einführung der GND stellt somit einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen, vernetzten und international kompatiblen Bibliothekslandschaft dar.

Die Organisation und Durchführung der Schulungen zur Einführung der Gemeinsamen Normdatei (GND) lag in der Eigenverantwortung der beteiligten Bibliotheksverbünde und der Deutschen Nationalbibliothek (DNB). Dies führte zu einer Vielfalt an unterschiedlichen Schulungskonzepten. Während die Übergangsregeln und die Basis für die Schulungsunterlagen gemeinsam von einer überregionalen Arbeitsgruppe (AG GND-Schulungen) erarbeitet wurden, oblag die konkrete Umsetzung und Anpassung an die jeweiligen Verbundstrukturen den einzelnen Einrichtungen. Die gemeinsam erstellten Unterlagen wurden in vielen Fällen noch einmal überarbeitet, um verbundspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen oder die Struktur zu optimieren. Die Autorin stützte sich auf E-Mail-Kontakte mit den Verbünden und der DNB für die Darstellung der unterschiedlichen Konzepte. Die Sonderstellung der Zeitschriftendatenbank (ZDB) und die teilweise Beteiligung Schweizer Bibliotheken wurden explizit erwähnt, aber aufgrund unterschiedlicher Voraussetzungen nicht im Detail betrachtet. Die DNB, als Nationalbibliothek, wurde aufgrund ihrer Sonderstellung ebenfalls gesondert betrachtet, vor allem die Aufteilung ihrer Schulung in kleine, themenbezogene Module. Die unterschiedlichen Ansätze zeigen die Herausforderungen bei der Koordinierung einer bundesweiten Schulungsinitiative.

Die verschiedenen Bibliotheksverbünde entwickelten individuelle Schulungskonzepte. Beispielsweise schulte der BVB (Bibliotheksverbund Bayern) Mitarbeiter der Sacherschließung aus dem BVB und dem KOBV (Kooperativer Bibliotheksverbund im Südwesten) separat in München in zwei zentralen Schulungen mit insgesamt 120 Teilnehmern. Drei Mitarbeiterinnen des BVB führten die Schulungen durch, wobei die Übergangsregeln anhand von Beispielen in der Aleph-Testdatenbank verdeutlicht wurden. Neu entwickelte Satzschablonen unterstützten die Teilnehmer bei der Erstellung neuer Datensätze. Beim hbz (Hochschulbibliothekszentrum) in Köln wurden die Schulungen für Formal- und Sacherschließung getrennt abgehalten. Es fanden insgesamt fünf zweitägige Schulungen statt (eine für Sacherschließung, vier für Formalerschließung). Mitarbeiter aus Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz, die in der ZDB (Zeitschriftendatenbank) neue Normdaten anlegen, erhielten zusätzlich eine eintägige Schulung für das PICA-System in Berlin. Die Multiplikatorenschulungen, in denen Mitarbeiter aus größeren Bibliotheken geschult wurden, um das Wissen in ihren Einrichtungen und kleineren Bibliotheken weiterzugeben, stellten ein zentrales Element der Schulungsstrategie dar. Der SWB (Südwestdeutscher Bibliotheksverbund) und das hbz zeichneten sich durch die höchste Anzahl an angeschlossenen Bibliotheken und durchgeführten Schulungen aus.

Obwohl die Basis-Schulungsunterlagen gemeinsam erarbeitet wurden, passten alle Verbünde, teilweise deutlich, diese an ihre spezifischen Bedürfnisse an. Der SWB führte als einziger Verbund gemeinsame Schulungen für Formal- und Sacherschließung durch (mit zusätzlichem halben Tag für Sacherschließung). Die Anzahl der Schulungen war in den Verbünden ähnlich, wobei der SWB wiederum die meisten Schulungen durchführte. Neben den verbundinternen Schulungen gab es allgemeine Einführungsveranstaltungen für Nicht-Verbund-Bibliotheken und Interessierte aus dem Informations- und Dokumentationsbereich. Die DNB unterschied sich von den Verbünden durch die Aufteilung ihrer Schulungen in kleine Module für verschiedene Themengebiete. Insgesamt zeigt sich, dass trotz gemeinsamer Grundlagen die Umsetzung der GND-Schulungen in den einzelnen Verbünden zu sehr unterschiedlichen Konzepten führte, die auf die individuellen Strukturen und Bedürfnisse der beteiligten Bibliotheken abgestimmt waren. Die Unterschiede verdeutlichen die Herausforderungen bei der Umsetzung eines solchen bundesweiten Projekts. Die unterschiedliche Gewichtung von Inhalten, die unterschiedlichen Methoden der Wissensvermittlung und die Anpassung an verschiedene Bibliotheksstrukturen führten zu einem heterogenen Gesamtbild der GND-Schulungen.

Um eine breite Meinungsvielfalt zu den GND-Schulungen zu erfassen, wurde eine Online-Befragung gewählt. Diese Methode wurde gegenüber persönlichen Befragungen (Interviews oder Telefonate) bevorzugt, da diese zwar detailreichere Einzelmeinungen liefern könnten, aber nicht repräsentativ für alle Schulungsteilnehmer wären. Eine Online-Umfrage ermöglichte die Erfassung einer großen Anzahl von Teilnehmern aus verschiedenen Bibliotheksverbünden und Tätigkeitsbereichen, was statistisch gesehen eine repräsentative Datenbasis sicherstellte. Ein weiterer Vorteil der Online-Umfrage war die rationelle Auswertung der Daten. Die Wahl der Methode zielte darauf ab, eine möglichst objektive und umfassende Einschätzung der Schulungen zu erhalten, die nicht durch die subjektiven Eindrücke einzelner Befragter verzerrt würde. Der Fokus lag auf dem Vergleich der Erfahrungen und Meinungen einer breiten Masse von Bibliotheksmitarbeitern, um aussagekräftige Erkenntnisse über die Wirksamkeit und Akzeptanz des Schulungskonzeptes zu gewinnen.

Der Fragebogen umfasste eine Begrüßungs- und eine Abschlusseite mit den üblichen Informationen wie Zielen, Dauer und Kontaktdaten der Umfrageleiterin. Die Teilnehmer wurden gebeten, ihren Bibliotheksverbund anzugeben; Multiplikatoren und Endgeschulte sollten zusätzlich ihren Tätigkeitsbereich und Angaben zur Art und Größe ihrer Bibliothek machen. Der Fragebogen enthielt offene Fragen, die besonders für die Erfassung von Gründen, persönlichen Eindrücken, Erfahrungen und Meinungen zu den positiven und negativen Aspekten des Schulungskonzeptes genutzt wurden. Geschlossene Fragen nutzten vorwiegend Intervallskalen, die gleich große Abstände zwischen den Skalenpunkten aufwiesen und eine Rangordnung ermöglichten. Beispiele hierfür sind Fragen wie "Wie viele Änderungen wurden vorgenommen?" mit den Antwortmöglichkeiten von "sehr wenig" bis "sehr viel". Die Skalenbreite variierte zwischen fünf und sechs Stufen; eine ungerade Anzahl wurde verwendet, um einen "Skalenmittelpunkt" (z.B. "genau richtig") zu ermöglichen, während eine gerade Anzahl eine Entscheidung für eine bestimmte Tendenz erlaubte. Diese methodische Vorgehensweise ermöglichte eine differenzierte Auswertung und den Vergleich von Meinungen aus verschiedenen Perspektiven.

Die Online-Umfrage startete nach einem Pretest in der ersten Dezemberwoche 2012 und dauerte drei Wochen. Die Einladung erfolgte über verschiedene Kanäle: E-Mails an die Ansprechpartner der Verbünde (Mitglieder der AG GND-Schulung) mit der Bitte um Weiterleitung an Multiplikatoren und Endgeschulte sowie eine Nachricht über die RAK-List (Mailingliste zur Diskussion von Fragen zur Erschließung). Der SWB nutzte zusätzlich seine eigene Mailingliste. Nach dem Pretest wurden nur wenige Änderungen am Fragebogen vorgenommen. Die Antwortmöglichkeit bei der Frage nach der Gruppengröße wurde von einer Mehrfachnennung zu einer Matrix-Skala geändert, um eine bessere Differenzierung zu ermöglichen. Die Mehrfachnennung bei der Angabe zur Dauer der Schulungen wurde zu einer Einfachnennung geändert, um verfälschte Ergebnisse bei der Auswertung zu vermeiden. Die methodische Sorgfalt bei der Durchführung und Anpassung der Umfrage zeigt das Bestreben, möglichst aussagekräftige und zuverlässige Ergebnisse zu erhalten.

Die Umfrageergebnisse zeigten eine insgesamt positive Bewertung der zur Verfügung gestellten Schulungsunterlagen. Sowohl Multiplikatoren als auch Endgeschulte bewerteten die Qualität und Quantität der Unterlagen positiv. Die Verständlichkeit wurde ebenfalls als gut eingeschätzt. Trotzdem gab es Verbesserungsvorschläge: Ein signifikanter Teil der Befragten (71% der Multiplikatoren) arbeitete die Unterlagen nochmals selbstständig um, erstellte Zusammenfassungen oder setzte Schwerpunkte auf institutionell relevante Themen. Der Bedarf nach zusätzlichen Materialien wurde von 34% der Endgeschulten geäußert, wobei der Wunsch nach praxisnahen Beispielen, insbesondere für die Entität "Körperschaft", häufig genannt wurde. Auch eine übersichtliche Beispielsammlung und klar strukturierte Zusammenfassungen für die tägliche Arbeit wurden als wünschenswert erachtet. Der Bedarf an zusätzlichem Material und die Anpassungen an die eigenen Bedürfnisse unterstreichen, dass die bereitgestellten Unterlagen zwar grundsätzlich als gut bewertet wurden, aber dennoch Optimierungspotential bestand, um den individuellen Anforderungen der verschiedenen Bibliotheken und Benutzergruppen besser gerecht zu werden.

Die zur Verfügung stehende Zeit für die GND-Schulungen wurde von vielen Teilnehmern als unzureichend bewertet. Oftmals wurde der Wunsch nach mehr Zeit für die Schulungsdurchführung geäußert, um die Inhalte besser verinnerlichen zu können. Die Gruppengröße der Schulungen wurde von den meisten Befragten als "genau richtig" empfunden (Multiplikatoren bis zu 25 Personen, Endgeschulte 11-20 Personen). Trotz der positiven Bewertung der Gruppengröße gab es einzelne Stimmen, die kleinere Gruppen bevorzugt hätten, um eine intensivere Betreuung und einen besseren Austausch mit dem Schulenden zu ermöglichen. Die Knappheit an Zeit und der Wunsch nach kleineren Gruppen deuten darauf hin, dass eine Anpassung der Schulungsstruktur notwendig sein könnte, um einen effektiveren Lernerfolg zu gewährleisten und die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer besser zu berücksichtigen. Die zeitliche Beschränkung wurde von einigen als zu ambitioniert bis an die Grenzen des Machbaren beschrieben.

Nach dem Umstieg auf die GND traten bei vielen Teilnehmern Fragen und Probleme auf. Häufig wurden Kollegen oder der Schulende des Verbundes um Hilfe gebeten. Die Unterstützung durch den Verbund wurde in der Mehrheit als hilfreich empfunden, obwohl viele Teilnehmer sich einen persönlichen Ansprechpartner und kleinere, homogenere Schulungsgruppen gewünscht hätten. Ein erheblicher Teil der Befragten (84%) gab an, dass keine Evaluation der Schulung stattgefunden hat, obwohl 31% dies gewünscht hätten. Besonders problematisch war die Entität "Körperschaft", wo das Vorhandensein von Altdaten und unterschiedliche Katalosierungsniveaus zu Verwirrung führten. Die unterschiedlichen Vorkenntnisse der Teilnehmer stellten eine weitere Herausforderung dar. Die Schwierigkeiten nach dem Umstieg zeigen, dass die Schulungen, trotz positiver Bewertungen in manchen Bereichen, nicht in allen Aspekten ausreichend waren, um einen reibungslosen und sicheren Umgang mit der GND zu gewährleisten. Die Ergebnisse unterstreichen den Bedarf an gezielteren Schulungsmaßnahmen und einer besseren Vorbereitung auf die praktischen Herausforderungen in der Bibliotheksarbeit.

Die Studie betrachtet die GND-Schulungen als einen wichtigen Probedurchlauf für die zukünftigen RDA-Schulungen. Der Umstieg auf das Regelwerk RDA ist ein bedeutender Schritt zur Verbesserung des internationalen Austauschs zwischen Bibliotheken und zur Bereitstellung von Daten für einen größeren Nutzerkreis. Die neuen Regelwerke erfordern eine neue Denkweise in der bibliothekarischen Erschließung. Die gewonnenen Erkenntnisse aus der Analyse der GND-Schulungen sollen daher direkt in die Planung und Organisation der RDA-Schulungen einfließen. Die GND-Einführung stellt einen ersten Schritt in Richtung Internationalisierung und einer neuen Denkweise in der Erschließung dar, und die Erfahrungen, sowohl positive als auch negative, bieten wertvolle Informationen für die zukünftige Gestaltung von Schulungen im Kontext des RDA-Umstiegs. Da bei den RDA-Schulungen deutlich mehr Bibliotheksmitarbeiter betroffen sein werden, ist es besonders wichtig, aus den Fehlern und Erfolgen der GND-Schulungen zu lernen.

Das Modell der Multiplikatorenschulungen wurde insgesamt positiv bewertet. Die Multiplikatoren gaben jedoch an, dass die zusätzliche Arbeit eine starke Belastung ihrer regulären Tätigkeit darstellte. Für zukünftige Schulungen, wie die zur RDA-Einführung, sollte daher eine stärkere Entlastung der Multiplikatoren in Erwägung gezogen werden. Vereinzelt wurde Kritik an der Kompetenz einzelner Multiplikatoren geäußert; es wurde festgestellt, dass einige nicht über ausreichende Praxiserfahrung verfügten und die Theorie nicht immer optimal vermitteln konnten. Um dies zu verbessern, wird eine bessere und intensivere Ausbildung der Multiplikatoren empfohlen. Eine solche verbesserte Ausbildung soll gewährleisten, dass die Multiplikatoren in der Lage sind, die notwendigen Informationen kompetent und umfassend an die Schulungsteilnehmer weiterzugeben. Dieses Feedback ist entscheidend, um die Effektivität der zukünftigen Schulungen zu verbessern und die Zufriedenheit der beteiligten Bibliotheksmitarbeiter zu erhöhen.

Für die Planung und Organisation der RDA-Schulungen wird empfohlen, erfahrene Multiplikatoren mit Praxiserfahrung in den Prozess einzubeziehen. Die Erfahrungen aus den GND-Schulungen, sowohl positive als auch negative Aspekte, könnten so direkt in die Schulungskonzepte einfließen. Die Einbindung von erfahrenen Multiplikatoren würde den Bibliotheken konkrete Ansprechpartner bieten, die bereits mit den neuen Regelwerken vertraut sind und bei Fragen und Problemen Unterstützung leisten können. Diese erfahrenen Mitarbeiter können wertvolle Beiträge zur Optimierung der zeitlichen Planung leisten, da sie einen realistischen Zeitrahmen einschätzen können und praxisbezogene Übungen und Beispiele entwickeln können, die den Schulungsteilnehmern einen besseren Bezug zur täglichen Arbeit ermöglichen. Diese maßgeschneiderten Schulungskonzepte würden den Bedürfnissen der Bibliotheken besser entsprechen und somit zu einer erfolgreicheren Einführung des neuen Regelwerks beitragen.