Unternehmensportale im Wissensmanagement

Eine Befragung ergab, dass rund 80% der Teilnehmer die Förderung des internen Wissenstransfers als das primäre Ziel von Softwarelösungen im Bereich Wissensmanagement sehen. Es herrschte weitgehende Branchenübereinstimmung bezüglich der notwendigen Systemfunktionen. Fast 90% der Befragten betonten die Notwendigkeit einer Intranet-Anbindung zur Vermeidung von Redundanzen und zur Senkung der Wartungskosten. Intelligente Suchmaschinen mit zentralem Zugriff auf Wissensgebiete wurden von der Hälfte als wichtig erachtet, während eine Volltextsuche von über zwei Dritteln präferiert wurde. Zu den weiteren geforderten Funktionen gehörten ausgefeilte Benutzer- und Rollenkonzepte, dynamische Oberflächen, Push-Mechanismen und die Anbindung an externe Quellen wie Newsgroups oder Webseiten. Die Integration von Dokumenten- und Workflow-Werkzeugen wurde ebenfalls als unerlässlich angesehen. Diese Ergebnisse unterstreichen den dringenden Bedarf an effizienten und integrierten Wissensmanagement-Systemen in Unternehmen.

Der Bedarf an ganzheitlichen IT-Systemen im Bereich Wissensmanagement ist groß. Obwohl zahlreiche eigenständige Softwarelösungen, wie Dokumentenmanagement-Systeme, Groupware und Content-Management-Systeme, existieren, mangelt es an deren ausreichender Verknüpfung und Datenintegration. Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams und Projektgruppen ist oft uneinheitlich und steht im Widerspruch zu den Geschäftsprozessen. Die Studie zeigt deutlich, dass die Potenziale des Wissensmanagements, wie die gezielte Wissensvermittlung und der effiziente Wissenstransfer, in vielen Unternehmen vernachlässigt werden. Dies führt zu Ineffizienzen und erschwert die Entscheidungsfindung auf Basis von vollständigen und aktuell verfügbaren Informationen. Die Lücke zwischen den vorhandenen, aber isolierten Systemen und dem Bedarf an integrierten, ganzheitlichen Wissensmanagement-Lösungen ist signifikant und muss dringend geschlossen werden.

Der Text verdeutlicht den engen Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und Geschäftsprozessmanagement (GPM). Ein ganzheitlicher Ansatz, der beide Bereiche integriert, wird als notwendig erachtet, um das Wissensmanagement messbar und greifbar zu machen. Der Fokus liegt nicht auf einer funktionalen Trennung von „Denken“ (Planen) und „Tun“ (Ausführen), sondern auf einer durchgängigen Aufgabenlösung. Das GPM bildet den Rahmen für die Gestaltung, Umsetzung und Kontrolle der Abläufe. Wissensmanagement wird nicht als Selbstzweck angesehen, sondern als essentielle Komponente zur erfolgreichen Durchführung von Geschäftsprozessen. Beispiele für Prozesse, die ohne ausreichende Wissensintegration nicht funktionieren würden, sind Customer Relationship Management (CRM), Business-to-Business (B2B) und Supply Chain Management (SCM). Die erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement-Systemen ist daher untrennbar mit der Optimierung und Steuerung der Geschäftsprozesse verbunden.

Der Ansatz von Thiesse (2001) teilt Wissensmanagement (WM) in drei Perspektiven auf: Technologie, Organisation und Mensch. Aus technologischer Sicht wird WM stark von der Informatik beeinflusst, die davon ausgeht, dass Wissensobjekte vollständig in Systemen abbildbar sind. Die Betrachtung von WM als Organisationsgestaltung und als Lehrprozess werden als weitgehend deckungsgleich dargestellt, da beide Ansätze nicht vom Ansatz von Gentsch abweichen. Dies unterstreicht die Bedeutung eines ganzheitlichen Verständnisses von Wissensmanagement, das technologische Möglichkeiten, organisatorische Strukturen und das menschliche Element gleichermaßen berücksichtigt. Die umfassende Abbildbarkeit von Wissen in Systemen ist ein zentrales Element der technologischen Perspektive, während die organisatorische und menschliche Perspektive die Implementierung und den Umgang mit Wissen in der Praxis betreffen.

Nonaka und Takeuchi (1997) differenzieren zwischen explizitem und implizitem Wissen. Explizites Wissen ist in verschiedenen Medien gespeichert und kann artikuliert und kommuniziert werden. Im Gegensatz dazu ist implizites Wissen persönlich, kontextbezogen und schwer kommunizierbar; es befindet sich hauptsächlich in den Köpfen der Mitarbeiter und wird oft als praktisches Wissen oder Know-how bezeichnet. Diese Unterscheidung ist wichtig für das Verständnis der Herausforderungen im Wissensmanagement, da implizites Wissen, obwohl oft der größere Anteil, nur schwer in explizite, systematisch nutzbare Form gebracht werden kann. Die Herausforderung liegt daher in der Entwicklung von Strategien und Methoden, um implizites Wissen zu erfassen, zu teilen und im Unternehmen nutzbar zu machen. Die Differenzierung zwischen beiden Wissensformen ist grundlegend für die Gestaltung effektiver Wissensmanagement-Strategien.

Wiederspohn (2001) beschreibt individuelles Wissen als auf den Einzelnen beschränkt, während kollektives Wissen ein vielschichtiges Netzwerk aus Kenntnissen und Erfahrungen darstellt, auf das Organisationsmitglieder bewusst oder unbewusst beim Problemlösen zurückgreifen. Dieses kollektive Wissen ist eine Mischung aus explizitem und implizitem Wissen und bildet, eingebettet in ein Netzwerk von Beziehungen, einen Wettbewerbsvorteil. Die Beschreibung des kollektiven Wissens als Netzwerk unterstreicht die Bedeutung der Vernetzung und des Austauschs innerhalb einer Organisation. Die erfolgreiche Nutzung von kollektivem Wissen hängt von der Fähigkeit ab, implizites Wissen zu erfassen und explizit zu machen, um es für andere Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen. Die Integration von Technologien und Prozessen, die diesen Austausch erleichtern, ist daher zentral für effektives Wissensmanagement.

Der Text betont die Verkettung von Wissensentwicklung, Entscheidungsfindung und Implementierung als integralen Bestandteil eines erfolgreichen Wissensmanagement-Ansatzes. Dies steht im Einklang mit einem Prozessmanagement, das die funktionale Trennung von „Denken“ (Planen) und „Tun“ (Ausführen) aufhebt und stattdessen eine durchgehende Aufgabenlösung anstrebt. Die lückenlose Dokumentation von Verbesserungsprozessen dient als Lern- und Entscheidungsbasis und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern. Die Integration von Wissensmanagement in die Führungsprozesse, um diese prozessübergreifend zu planen, zu steuern und zu kontrollieren, wird ebenfalls als wichtig erachtet. Die ganzheitliche Betrachtung der Wissensströme im Unternehmen ist essentiell für strategische Entscheidungen und die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse. Die Verknüpfung dieser drei Aspekte ist ein Schlüssel zum Erfolg im Wissensmanagement.

Die Delphi Group beschreibt die Entwicklung von Portalen in vier Phasen. Zunächst handelte es sich um einfache Suchmaschinen, basierend auf booleschen Operatoren. In der zweiten Phase entwickelten sich Portale zu Navigationsseiten mit verbesserten Menüs und Registerkarten, die eine Kategorisierung und Gruppierung von Inhalten ermöglichten. Die dritte Phase brachte die Personalisierung von Inhalten und Diensten mit sich, wodurch Anwender Informationen und Dienste individuell anpassen konnten. Die aktuellste Phase integriert erweiterte Funktionalitäten und Quellen, wie E-Business, und kennzeichnet den Aufstieg von Internet- oder Web-Portalen. Diese Entwicklung zeigt einen klaren Trend zur zunehmenden Komplexität und Funktionalität von Portalen, die von einfachen Suchfunktionen zu umfassenden, personalisierten Plattformen mit integrierten Diensten und Anwendungen evolvierten. Die Entwicklung spiegelt auch den Wandel der Internetnutzung wider, von der reinen Informationssuche hin zu interaktiven und individualisierten Online-Erlebnissen.

Neben den klassischen Web-Portalen etablierten sich Intranet-basierte Portale und Vortals (Vertical Industry Portals). Vortals bieten redaktionell bearbeitete Inhalte in einem abgegrenzten thematischen Umfeld und richten sich an spezifische Branchen oder Interessensgemeinschaften. Im Gegensatz zu reinen Suchmaschinen bieten Vortals fokussierte Inhalte und eine gezieltere Navigation. Die Entwicklung intranetbasierter Portale zeigt den Wunsch nach internen, unternehmensspezifischen Lösungen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die interne Kommunikation zugeschnitten sind. Diese Entwicklung ist eng mit dem wachsenden Bedarf an effizientem Wissensmanagement und der Optimierung interner Prozesse verbunden. Die Fokussierung auf spezifische Branchen oder Interessengruppen bei Vortals zeigt den Trend zu spezialisierten Informationsangeboten, die eine höhere Relevanz und Nutzbarkeit für die jeweilige Zielgruppe bieten.

Die zunehmende Anzahl von Portalen und deren Funktionalitäten führte zu verschiedenen Typologisierungsansätzen. Der Text beschreibt einen Ansatz, der Portale nach Zielgruppe (Kunden, Mitarbeiter, private Nutzer), Anwendungsfall (Anzahl integrierter Prozesse) und Funktionalitäten einteilt. Dieser dreidimensionale Ansatz des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation verdeutlicht die Heterogenität der Portallandschaft. Die große Bandbreite an möglichen Funktionalitäten und die modulare Einbettung von Funktionen machen eine eindeutige Klassifizierung schwierig. Die Vielfalt an Definitionen und Bezeichnungen für Portalanwendungen resultiert aus der Anpassungsfähigkeit von Portalen an individuelle Anwendungsfälle und die stetige Erweiterung ihrer Funktionalitäten. Die beschriebenen Typologisierungsansätze helfen, die Komplexität der Portallandschaft zu ordnen und die Auswahl geeigneter Lösungen für spezifische Anwendungsfälle zu erleichtern.

In Unternehmen führte die zunehmende Komplexität der IT-Landschaft zu operativen und strategischen Problemen. Wichtige, informationsbasierte Entscheidungen waren aufgrund der verteilten Datenhaltung und manuellen Datenaufbereitung nur mit erheblichem Mehraufwand möglich. Die heterogenen und komplexen Systeme verursachten hohe Wartungskosten. Komplizierte Software überforderte die Mitarbeiter trotz Schulungen, was zu einer suboptimalen Nutzung der Software und zu Problemen bei der Handhabung von ständigen Upgrades führte. Intranets wurden als Teillösung für den systemunabhängigen Zugriff auf Informationen entwickelt, doch die exponentiell steigende Datenmenge führte zu neuen Herausforderungen in Bezug auf Ablage, Verwaltung, Suche und Datensicherheit. Die unzureichende Rollen- und Rechtevergabe stellte ein zusätzliches Sicherheitsrisiko dar. Diese Herausforderungen unterstreichen den Bedarf an integrierten und benutzerfreundlichen Lösungen, die den Informationszugriff vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern.

Unternehmensportale werden als Lösung für die genannten Herausforderungen präsentiert. Sie vereinen Informationen und Applikationen auf einer Oberfläche, vereinfachen komplexe Aufgaben und fördern die Zusammenarbeit. Shilakes und Tylman (Merrill Lynch Report, 1998) definieren Enterprise Information Portals (EIP) als Anwendungen, die den Zugriff auf intern und extern gespeicherte Informationen ermöglichen und einen personalisierten Zugang zu Informationen für fundierte Geschäftsentscheidungen bieten. Murray (1999) erweitert diese Definition und betont die Notwendigkeit, nicht nur Informationen, sondern auch Mitarbeiter und die dafür benötigten Werkzeuge zu vernetzen. Der Unterschied zwischen den Definitionen von Shilakes/Tylman und Murray liegt in der Betonung der Entscheidungsfindung versus umfassender Anwenderunterstützung und Zusammenarbeit. Der Text präsentiert verschiedene Portaltypen wie Publishing Portals, EIPs und Enterprise Collaborative Portals (ECP), die jeweils unterschiedliche Schwerpunkte setzen und verschiedene Anforderungen erfüllen.

Die dominierenden Anbieter von Portalen sind Plumtree, Epicentric, SAP Portals und IBM, die ihre größten Verkaufserfolge im B2E-Bereich erzielen. B2C-orientierte Anbieter wie Vignette, BroadVision und ATG weisen ein hohes Zukunftspotenzial auf. Der Bedarf an einheitlichen Lösungen ('single-source solution') zur Integrationsvereinfachung und Kostensenkung wird von potenziellen Käufern erkannt. Zukünftige Anwendungen werden das gesamte B2E-, B2B- und B2C-Spektrum abdecken. Die nächste Portalgeneration soll eine nahtlose Integration, Verwaltung, Kalibrierbarkeit und Administration ermöglichen. Anbieter mit starker Technologieintegration wie Sybase und PeopleSoft sehen hier Chancen zur Marktverbesserung. Application-Server-Anbieter wie IBM, BEA und Microsoft werden voraussichtlich die Marktführerschaft übernehmen (Stand November 2001). Die Analyse zeigt eine dynamische Marktentwicklung mit einem klaren Trend zur Konsolidierung und Integration, getrieben durch den Bedarf an umfassenden und effizienten Portallösungen.

Die Architektur von Wissensportalen besteht aus einer Wissensbasis (Knowledge Base) und einer Funktionsebene. Die Wissensbasis enthält alle verfügbaren Wissensinhalte, auch Wissensobjekte genannt, und die Struktur des Portals. Diese Inhalte werden nicht direkt integriert, sondern über Querverweise mit bestehenden Applikationen verknüpft, um den technischen Integrationsaufwand gering zu halten. Die Funktionsebene umfasst prozess- und wissensbasierte Funktionalitäten. Der Zugriff auf prozessrelevantes Wissen wird über einen strukturierten Zugang zu Informationen aus verschiedenen Quellen ermöglicht, wobei die Informationen identifiziert und kategorisiert werden. Dies vereinfacht die Verwaltung, den Zugriff und die Produktion prozessrelevanter Inhalte. Die Qualität der Indexierung ist entscheidend für die Effizienz der Informationssuche. Methoden wie Volltextsuche, Freitextsuche und die Verwendung boolescher Operatoren werden eingesetzt, um die Suchergebnisse zu optimieren. Experimentelle Ansätze zur automatischen Klassifizierung mittels wissensbasierter Systeme und neuronaler Netze werden erwähnt.

Die Funktionsebene von Wissensportalen umfasst verschiedene Funktionalitäten. Im Bereich der Suche ermöglichen Volltextsuche und Freitextsuche, optimiert durch Synonyme oder Glossare, den Zugriff auf Dokumente. Komplexe Suchanfragen können mit booleschen Operatoren präzisiert werden. Für die Koordination von Zusammenarbeit stehen Werkzeuge wie Gruppenterminkalender zur Verfügung, die automatisierte Terminfindung und berechtigungsbasierte Transparenz bieten. Asynchrone Kommunikationswerkzeuge wie E-Mail, Newsgroup-Systeme und Computerkonferenzsysteme ermöglichen die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Workflow-Managementsysteme unterstützen die Planung, Durchführung, Überwachung und Auswertung von Geschäftsprozessen und greifen dabei auf bereits bestehende Applikationen zurück. Die Integration von Groupware unterstützt den Austausch von Erfahrungswissen und fördert die Entwicklung von neuem Wissen, wobei der Mensch als Wissensträger direkt eingebunden ist.

Die Personalisierung von Inhalten ist ein wichtiges Merkmal moderner Wissensportale. Gentsch schlägt eine Kombination aus Pull- und Push-Anfragen vor, wobei Anwender ihre Interessen in Profilen definieren und basierend darauf Informationen und Experten erhalten. Feedback-Funktionen ermöglichen die Bewertung von Dokumenten und Experten, um die Qualität der Wissensbasis zu gewährleisten. Die Navigation innerhalb des Portals ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit. Hierbei gilt es, die Spannungsfelder zwischen verschiedenen Benutzertypen mit unterschiedlichen Qualifikationen und der Komplexität der Anwendungen zu berücksichtigen. Eine klare und transparente Struktur ist essenziell. Hierarchische Strukturen haben sich in der Praxis bewährt und ermöglichen einen schnellen Zugriff und Übersichtlichkeit, auch bei großen Informationsmengen.