Musikschulkonzept: Balanced Scorecard

Die Musikschule Köngen/Wendlingen (MSKW) befindet sich, wie viele andere Musikschulen in Baden-Württemberg, in einer prekären finanziellen Lage. Die Gemeinden Köngen und Wendlingen tragen 25% der Personalkosten, aufgeteilt nach Einwohnerzahl (Köngen: ca. 9.500 Einwohner, 37%; Wendlingen: ca. 15.800 Einwohner, 63%). Eine Erhöhung der Schulgebühren war notwendig, um finanzielle Lücken zu schließen, da die Zuschüsse von Landkreisen und Städten immer weiter reduziert werden. Dies führt zu einem Rückgang der Schülerzahlen, da sich immer weniger Eltern die Gebühren leisten können. Im Jahr 2003 wurde eine Notmaßnahme ergriffen: Die Weihnachtszuwendung für die Angestellten wurde von 86% auf 40% gekürzt. Der Vorstand begründete dies mit unerwarteten Steigerungen der BAT-Gehälter, der ZVK-Umlage und Kürzungen der Landesmittel. Die MSKW, gegründet 1971 als Schulverband aus zwei Gemeinden (Köngen und Wendlingen), kämpft mit den Folgen einer sich ändernden Schülerstruktur. Die Kostenstruktur ist durch den Rückgang des kostengünstigen Gruppenunterrichts und den Anstieg des subventionierten Einzelunterrichts zusätzlich belastet. Diese Entwicklung, gepaart mit linearen Gebührenerhöhungen, führt zu einem Ungleichgewicht zwischen Personalausgaben und Schulgeldeinnahmen.

Eine detaillierte Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) basierend auf dem Kassenabschluss 2002 und den Berichtsbögen des Verbands deutscher Musikschulen (VdM) soll die Wirtschaftlichkeit der MSKW analysieren. Die bisherige Gebührenordnung, basierend auf einem 20 Jahre alten Modell, berücksichtigt die veränderte Schülerstruktur nicht. Die Analyse zeigt, dass die Preiskalkulation nicht mehr den aktuellen Gegebenheiten entspricht. Eine Stückkostenrechnung, berechnet auf die Unterrichtsminute, ergibt Kosten von ca. 34 € pro Minute. Neben den Personalkosten werden auch Sachkosten, wie Musikalien, betrachtet. Die Bereiche Musikalienverkauf und Musikfreizeit werden separat kostendeckend geführt, wobei der hohe Personalaufwand für diese Bereiche kritisch hinterfragt wird. Die Kostenartenrechnung und der Kostenartenplan berücksichtigen nicht alle Kostenfaktoren (z.B. gebäudebezogene Personalkosten), da die Gemeinden Köngen und Wendlingen auf deren Berechnung verzichteten. Der Zustand der Musikinstrumente wird als bedenklich eingeschätzt, da viele Instrumente veraltet sind und dringend Neuanschaffungen oder Reparaturen erforderlich wären. Die MSKW hat erst seit kurzem ein Datenbanksystem (EDV), was zukünftig zur Effizienzsteigerung beitragen soll.

Um die Situation der MSKW einzuordnen, wird ein Betriebsvergleich mit drei benachbarten Musikschulen (Ostfildern, Kirchheim/Teck, Plochingen) durchgeführt. Alle beteiligten Schulen sind Mitglieder im VdM und erhalten ähnliche Landes- und Kreiszuschüsse. Der Vergleich zeigt Unterschiede in der Gebührenstruktur, der Personalausstattung und der Organisation. Es werden Kennzahlen zur Effizienz der Verwaltung analysiert, wie z.B. das Verhältnis von Wochenstunden der Verwaltung zu Bruttoschülerzahl oder das Verhältnis von Verwaltungszeitaufwand zu Unterrichtsstunden. Dabei zeigt sich, dass die MSKW im Vergleich zu den anderen Musikschulen großzügige Rabatte (Mengen- und Familienermäßigungen) gewährt, was wirtschaftlich kritisch betrachtet wird. Die MSKW hat im Gegensatz zu den anderen Schulen keinen Ferienüberhang, arbeitet aber mit dem höchsten Deputat (33 Wochenstunden). Eine Umfrage unter den Lehrkräften zeigt, dass der Ferienüberhang gegenüber einer Kürzung des Weihnachtsgeldes bevorzugt wird. Der Vergleich der Gebühren für verschiedene Angebote (z.B. Einzelunterricht, Gruppenunterricht, Ensembleunterricht) zeigt ebenfalls Unterschiede und Optimierungspotenzial.

Die vorliegende Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) der Musikschule Köngen/Wendlingen (MSKW) basiert auf Daten aus dem Jahr 2002. Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit des Angebots zu überprüfen und profitable sowie defizitäre Produkte zu identifizieren. Die Daten stammen aus dem Kassenabschluss 2002 und dem Berichtsbogen des VdM (Verband deutscher Musikschulen). Die aktuelle Gebührenordnung basiert auf einem 20 Jahre alten Berechnungsmodell und berücksichtigt nicht die veränderte Schülerstruktur. Es wird festgestellt, dass eine Anpassung der Preiskalkulation dringend notwendig ist, um die Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten. Die Kosten der Produkte müssen unter Berücksichtigung des Verwaltungsaufwands neu ermittelt und bewertet werden. Die Ergebnisse der Stückkostenrechnung sollen als Basis für eine neue Gebührenordnung dienen. Die KLR unterscheidet sich vom Kassenabschluss, da periodenfremder Aufwand (z.B. Rückzahlung von Zuschüssen aus dem Vorjahr) nicht berücksichtigt wird.

Der Kostenartenplan basiert auf dem Kassenabschluss 2002 der MSKW. Gebäudebezogene Personalkosten, interne Verrechnungen und kalkulatorische Kosten sind nicht enthalten, da die Gemeinden Köngen und Wendlingen auf deren Berechnung verzichteten. Kosten werden als der bewertete Verbrauch von Ressourcen in einer Rechnungsperiode definiert. Es wird auf die Unterschiede zwischen KLR und Kassenabschluss hingewiesen. Die Analyse umfasst Personalkosten (pädagogisches Personal, Leitung, Verwaltung), wobei die Personalkosten für den Leiter nach Zeitaufwand auf Leitung/Verwaltung und Unterricht aufgeteilt werden. Verwaltungspersonalkosten werden als reine Vorkosten betrachtet. Sachkosten, wie Musikalien, werden der Produktgruppe „Besondere Dienstleistungen“ zugeordnet. Diese Produktgruppe umfasst auch die Musikfreizeit und das Musik-Kolleg, wobei letzteres aufgrund geringen Interesses und hohen Verwaltungsaufwands als nicht wirtschaftlich eingeschätzt wird. Es wird zwischen Kostenträger-Stückrechnung und -Zeitrechnung unterschieden.

Eine Stückkostenrechnung wird durchgeführt, die die Selbstkosten pro Einheit ermittelt. Für eine Dienstleistungsinstitution wie eine Musikschule ist eine Stückkostenrechnung nur bedingt sinnvoll, da der Unterricht zeitbasiert ist. Trotzdem wird sie, bezogen auf die Minute, für die neue Gebührenordnung verwendet. Eine Unterrichtsminute kostet ca. 34 €. Die Vorkosten werden nach dem Schlüssel der Wochenstunden auf die Produkte umgelegt. Die Kostenanalyse umfasst auch Ergänzungsfächer (Ballett, Jazztanz), wobei der hohe Deckungsgrad von 252% durch die Honorarkraft mit höherem Stundenlohn relativiert wird. Der Ensembleunterricht ist ein kostenintensives Zusatzangebot, dessen Kosten nur zu 18% durch Schulgeldeinnahmen gedeckt werden. Pädagogische Dienste, wie Schnupperstunden, werden als kostenfrei betrachtet, obwohl Arbeitszeit dafür aufgewendet wird. Die Analyse der Kosten für den Instrumentenverleih zeigt, dass die hohen Gebühren im Verhältnis zur Qualität der überalterten Instrumente nicht mehr angemessen sind. Ein Drittel der Instrumente wurde nach 1990 angeschafft, der Rest zwischen 1968 und 1990. Viele Instrumente liegen ungenutzt im Schrank. Günstigere Leihtarife könnten die Einnahmen steigern und die Qualität der Instrumente besser rechtfertigen.

Der negative Jahresabschluss 2002 der Musikschule Köngen/Wendlingen (MSKW) verschlechterte sich 2003 drastisch. Die Weihnachtszuwendung wurde auf 40% gekürzt. Zuschussreduzierungen von Kommunen und Land verschärfen die Situation. Um die Preisgestaltung des Angebots zu optimieren und die Finanzierungslücke zu schließen, wird ein Betriebsvergleich mit drei benachbarten Musikschulen (Ostfildern, Kirchheim/Teck, Plochingen) durchgeführt. Alle Schulen sind Mitglieder des VdM (Verband deutscher Musikschulen) und erhalten vergleichbare Landes- und Kreiszuschüsse. Die Musikschule Ostfildern ist die einzige städtische Einrichtung, die anderen sind eingetragene Vereine. Der Vergleich umfasst verschiedene Kennzahlen, darunter die Gebühr pro Unterrichtsstunde, die Relation von Personalkosten zum Gesamtbudget, sowie die Organisation von Leitung und Verwaltung. Es wird zwischen Netto- und Brutto-Schülerzahlen unterschieden (Netto: jeder Schüler einmal gezählt; Brutto: Schüler mit mehreren Fächern mehrfach gezählt).

Die Analyse der Leitung und Verwaltung konzentriert sich auf die Effizienz. Die Wochenstunden der Pädagogen werden auf 45-Minuten-Einheiten umgerechnet (volle Stelle: 30-33 Wochenstunden). Die Leiter haben den gleichen Stundenumfang wie die Pädagogen, obwohl sie keine Vorbereitungszeit haben. Ausgaben für Leitung und Verwaltung werden als Vorkosten über die Endkostenstellen finanziert. Kennzahlen zur Effizienz sind das Verhältnis von Wochenstunden zu Bruttoschülerzahl und die Relation von Verwaltungszeitaufwand zu Unterrichtsstunden. Die MSKW hat im Vergleich zu den anderen Schulen einen höheren Verwaltungsaufwand pro Schüler. Die meisten Pädagogen an der MSKW sind Honorarkräfte, bezahlt nach geleisteten Stunden. Nur in Ostfildern werden Diplom-Musiker nach BAT IVb bezahlt. Die MSKW hat als einzige keinen Ferienüberhang, jedoch das höchste Deputat. Die Einführung eines Ferienüberhangs wird diskutiert, wobei eine Umfrage unter den Lehrkräften zeigt, dass ein Verzicht auf Weihnachtsgeld dem Ferienüberhang vorgezogen wird.

Der Betriebsvergleich analysiert die Gebührenstruktur der verschiedenen Musikschulen. Die MSKW liegt bei den Gebühren für Instrumentalunterricht über dem Durchschnitt, bei der Singklasse jedoch deutlich darunter. Die Gebühren für den Instrumentenverleih sind hoch und stehen in keinem Verhältnis zur Qualität der überalterten Instrumente. Bei den Ensembles ist es üblich, Schülern mit Hauptfachunterricht die Teilnahme kostenlos anzubieten. Die MSKW gewährt großzügige Rabatte bei Mehrfachbelegungen und für Familien, was wirtschaftlich kritisch hinterfragt wird. Andere Musikschulen gewähren maximal 10% Nachlass, Kirchheim gewährt keine Rabatte für Mehrfachbelegungen. Sozialermäßigungen sind in den Vergleichsschulen auf Antrag möglich und werden über Sozialfonds finanziert. Die MSKW bietet keine Sozialermäßigungen an. Gebührenzuschläge für Erwachsene und Auswärtige werden ebenfalls verglichen. Die MSKW hat erst kürzlich einen Auswärtigenzuschlag eingeführt.

Um die Kundenbindung zu stärken und die Akzeptanz von Gebührenerhöhungen zu verbessern, wird die Erstellung eines halbjährlichen Schulreports vorgeschlagen. Der Report soll über Schülerentwicklung, finanzielle Situation und geplante Veranstaltungen informieren. Eine gut gepflegte Webseite soll zusätzlich die Kommunikation verbessern, obwohl der Anteil an Haushalten mit Internetzugang noch begrenzt ist. Die schlechte Informationslage bei Schülern und Eltern wird als Problem identifiziert. Eine verbesserte Kommunikation soll zu einer stärkeren Bindung und einem gesteigerten Zugehörigkeitsgefühl führen. Das Ziel ist eine Senkung der Fluktuation auf unter 20%. Der Versuch, einen „Musikgarten“ anzubieten, war nicht erfolgreich, obwohl dieser Kurs aufgrund der Zielgruppe (junge Mütter) Potenzial hätte.

Die Musikschule hat zwar eine hohe Pressepräsenz (ca. 50 Artikel pro Jahr), jedoch mangelt es an der Qualität der Berichterstattung. Es wird empfohlen, die Öffentlichkeitsarbeit zu verbessern, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu gewinnen und die AIDA-Formel (Attention, Interest, Desire, Action) zu nutzen. Es wird vorgeschlagen, mindestens 50 Artikel pro Jahr zu veröffentlichen, wobei mindestens 50% der Artikel ein Bild enthalten sollen. Marketing wird als „Denken vom Markt her“ definiert und umfasst Produkt-, Preis-, Distributions- und Kommunikationspolitik. Die aktuelle Pressearbeit der MSKW wird als quantitativ ausreichend, jedoch qualitativ verbesserungsbedürftig eingeschätzt.

Die Einführung eines Datenbanksystems (DBMS) im Frühjahr 2003 bietet neue Möglichkeiten zur Zentralisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen, insbesondere in der Buchhaltung und Schülerverwaltung. Die Daten können zentral auf dem Server der Musikschule mit der bestehenden Buchhaltungssoftware und dem DBMS verarbeitet werden. Die Schließung eines der beiden Büros wird diskutiert, bietet aber ohne Nutzung der freiwerdenden Fläche keine finanziellen Vorteile, da kalkulatorische Mietkosten nicht im Haushalt berücksichtigt sind. Die Verwaltungsräume sind nicht schallisoliert und ungeeignet als Aufenthaltsraum. Die Zuschüsse decken 2002 34% der Gesamtausgaben. Durch Kürzungen des Landes- und Kreiszuschusses sinkt dieser Anteil. Eine moderate Subventionierung des instrumentalen Einzelunterrichts soll finanziellen Spielraum für Familienrabatte und den Ensembleunterricht schaffen. Eine neue Gebührenordnung, verabschiedet im Februar, sieht eine moderate Gebührenerhöhung (Instrumentalunterricht: 7%, Grundfachunterricht: 3%), die Streichung des Mengenrabatts und die Einführung einer monatlichen Pauschalgebühr für Auswärtige (über 6 €) vor. Der Geschwisterrabatt bleibt bestehen.

Eine strategische Maßnahme ist die Erhöhung des Deputats von 25 auf 27,5 Wochenstunden, um den Arbeitsaufwand für Unterrichtsvorbereitung und Veranstaltungen zu berücksichtigen. Das aktuelle Deputat ist ein Relikt aus den 80er Jahren, als Landeszuschüsse hauptamtliches Personal stärker subventionierten. Im Vergleich zu Lehrern an staatlichen Schulen ist das Deputat der Musiklehrer zu gering bemessen. Ziel ist es, die Zusatzleistungen der BAT-Verträge in voller Höhe zu erhalten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, da die Kürzung der Weihnachtszulage die Stimmung im Betrieb negativ beeinflusst hat. Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit soll die Fluktuation auf maximal 6% senken und das freiwillige Engagement der Mitarbeiter erhalten.